Potilas- ja asiakasdokumentointi on ammattilaisten aikaa vievä ja siten huomattavia kustannuksia aiheuttava prosessi hyvinvointialueilla. Hyvinvointialueiden kannattaa ohjata ammattilaisten resurssit ydintehtävien hoitoon. Sanelunpurku- ja tekstinkäsittelypalvelujen hankkiminen ostopalveluna vapauttaa osastonsihteerien aikaa ydintehtävien hoitoon, jolloin voidaan osaltaan helpottaa myös esimerkiksi hoitajien arkea.
“Osastonsihteerien työnkuva liittyy hoitohenkilöstön työn tukemiseen. Eri yksiköissä on eroavaisuuksia, koska tarpeet ovat erilaisia, mutta perusasiat ovat samankaltaisia. Kun aikaa vapautuu, voidaan esimerkiksi hoitajilta siirtää sihteereille tehtäviä, kuten ei-hoidollisia ajanvarauksia.”, kertoo Kymsoten sihteeripalveluiden palvelualuepäällikkö Mari Westerholm.
Toiminnan uudelleen arvioinnilla on tärkeä rooli hoitajapulaan vastaamisessa.
“Hoitajapula näkyy ympäri Suomen ja se on haastava tilanne. Kyllä meilläkin näkyy, että ammattilaisista on pula.”, Westerholm kuvaa.
Hoitajien ohella hyvinvointialueilla on pulaa taitavista sanelunpurkajista, joiden työpanoksella on suuri merkitys potilashoidon ja sosiaalihuollon asiakastyön tehokkuudelle.
“Hyvinvointialueet tarvitsevat toimintavarman sanelunpurkupalvelun, jolla voidaan joko täydentää omaa tekstinkäsittelyresursointia tai josta voidaan hankkia sanelunpurku kokonaan ostopalveluna.”, kuvaa Diktamenin toimitusjohtaja Olavi Valkama.
Diktamenin avulla osastonsihteerien aikaa voidaan vapauttaa muihin hoitotyön tukitehtäviin sanelunpurkamisen sijaan. Vapautuneella työajalla voidaan hoitaa enemmän osastonsihteereille kuuluvia ydintehtäviä ja siirtää niitä myös hoitajilta osastonsihteereille. Tuloksena on organisaation tuottavuuden parantuminen, johtamisen ja rekrytoinnin helpottuminen sekä paremmin voiva henkilöstö. Samalla ratkaistaan myös hoitajapulaa.
“Osastonsihteerit, jotka osallistuvat sanelunpurkuun, käyttävät siihen keskimäärin noin 1/3 työajastaan. Kun tämä aika käytetäänkin vähentämään hoitajien työkuormaa, hoitotyöhön vapautuu todella merkittävästi lisäresursseja. Se on jo huomattava mahdollisuus ratkaista hoitajapulaa — ja lisäksi kun verrataan sanelunpurun ostopalvelun kustannusta hoitajien henkilöstökustannuksiin, niin puhutaan myös merkittävistä suorista säästöistä”, Valkama kertoo.
Ammattilaisten aika ydintehtäviin
Kymsotessa sanelunpurku- ja tekstinkäsittely on keskitetty Diktamenille eivätkä osastonsihteerit pura enää saneluita. Säästyneellä työajalla voidaan tehdä enemmän sihteerin töitä, jolloin myös hoitajilta voidaan siirtää töitä pois ja vapautuu työaikaa potilashoitoon.
“Diktamenin myötä työaikaa on vapautunut, ja on pystytty joustavasti miettimään työtehtäväkokonaisuuksia. Sillä on myönteisiä vaikutuksia koko yksikön toiminnalle, että sihteerin ei tarvitse enää purkaa saneluja.”, Westerholm kertoo.
Diktamenilla on palveluksessaan ammattitaitoiset tekstinkäsittelijät, jotka purkavat sanelut ajallaan ja laadukkaasti. Diktamen-kokonaispalvelun avulla tukipalvelujen tuottavuus kasvaa ja johtaminen paranee. Westerholm näkee, että keskittäminen on johtamisen kannalta hyvä asia:
“Vapauttaahan tämä johtamisaikaa, kun ei tarvitse miettiä järjestelyjä esimerkiksi poissaoloihin. Jokaisella meillä tuntuisi olevan muutenkin riittävästi tehtävää.”
Ostopalveluna hankittava sanelunpurkupalvelu luo perustan oikea-aikaiselle ja toimintavarmalle potilas- ja asiakasdokumentoinnille. Se varmistaa, että potilas- ja asiakasdokumentit valmistuvat saneluista tekstiksi aina ajallaan.
Ostopalveluna hankkiminen tulee hyvinvointialueelle n. -15 – 20% edullisemmaksi kuin omana työnä tehty sanelunpurkutyö, ja samalla ratkaistaan sanelunpurkajien rekrytointi- ja perehdytyshaasteet.
“Meille on rekrytointietu, että sihteerin ei tarvitse tehdä tekstinkäsittelyä eli sanelunpurkutyötä. Osaamista vaaditaan muutenkin paljon, ja jos tekstinkäsittely olisi mukana, perehdytysaika venyisi huomattavasti. Erikoissanasto pitää hallita ja sen oppii tekemisen kautta. Onneksi se on keskitetty Diktamenille.”, Westerholm kuvaa ja jatkaa:
“Myös tekstinkäsittelijät saavat Diktamenilla keskittyä olennaiseen ja omaan ydintehtäväänsä, joten voisin ajatella, että heillä on hyvä tyytyväisyys tekemiseen ja työnkuvaansa.”
Sosiaali- ja terveysalan ammattilaisten työtehtäviä on syytä tarkastella, koska päätöksillä on pitkäkestoinen yhteiskunnallinen merkitys. Työnteon helpottaminen ja ajan vapauttaminen asiakas- ja potilastyöhön on ensisijaisen tärkeää. Sihteerien tehtävien selkeyttämisellä ja toiminnan keskittämisellä voidaan tukea esimerkiksi hoitotyötä.
Westerholm kertoo, että sihteerien toiminnan keskittäminen jatkuu hyvinvointialueella:
“Työnkuvien selkeyttäminen ja osaamisen johtaminen on helpompaa, kun pääsemme yhtenäisen ammatillisen johdon alle. Keskittämisen myötä pystymme edelleen yhtenäistämään palveluita niin, että asioita tehtäisi samalla tavalla koko hyvinvointialueella tulevaisuudessa.”
Ratkaisut tuotetaan yhteistyössä
Onnistumisen avaimet löytyvät hyvästä yhteistyöstä. Kymsotessa kehitysehdotuksia arvioidaan säännöllisesti Diktamenin kanssa.
“Diktamenin palvelussa keskeistä on ollut se, että alusta alkaen on tehty tiivistä yhteistyötä erilaisissa työryhmissä. Se on luonut puitteet keskinäiseen kanssakäymiseen ja luottamukseen, mikä on ollut ratkaisevaa palvelun onnistumisessa. Olemme kokeneet yhteistyön Diktamenin kanssa hyvänä – meidän malli on oikein toimiva tällaisenaan.”, Westerholm tiivistää.
Hän on tyytyväinen, että Kymsote on uskaltanut rohkeasti olla edelläkävijä ja siirtää sanelunpurkupalvelun tekstinkäsittelijöineen Diktamenille:
“Hyvä ratkaisu kantaa edelleen. Sanelunpurun keskittäminen Diktamenille on mahdollistanut sen, että voimme täällä keskittyä ydintehtävään eli potilashoitoon. Diktamenilla on paras asiantuntemus sanelunpurun ja potilasdokumentoinnin alueella, ja se hyötyhän näkyy myös meille täällä Kymsotessa ja tulevaisuudessa hyvinvointialueella.”