Hyvinvointialueiden ammattilaisten työaika on hyödynnettävä tehokkaammin
Diktamen artikkeli 8.12.2023
Hyvinvointialueiden henkilöstöpulan ja rahoitusvajeen ratkaisemisessa yksi keskeisimpiä haasteita liittyy kirjaustyöhön. Ammattilaisten aika ja energia pitää saada tehokkaammin käytettyä ydintehtäviin tietojärjestelmien parissa askartelun ja muiden tukitoimintojen sijasta.
Myös sosiaali- ja terveysministeriö on linjannut, että ratkaisuja pitää löytää tehtävien uudelleenjärjestelystä: oikeat ihmiset pitää saada oikeisiin tehtäviin.
Rakenteinen kirjaaminen kannattaa delegoida tekstinkäsittelijöille
Suurin osa kirjaustyöhön käytetystä ajasta kuluu tiedon tallentamiseen rakenteisesti tietojärjestelmiin. Lääkärillä menee vain muutama minuutti potilaan diagnoosin ja hoitosuunnitelman laatimiseen, mutta saman asian tallentaminen potilastietojärjestelmään on yksinkertaisissakin tapauksissa työlästä.
Tietoa täytyy kopioida eri välilehdeltä toiselle, pitää valita oikeat kooditukset, täyttää lausuntolomakkeet, sekä laatia lähetteet ja kohdentaa tiedon jakelu oikeille tahoille.
Diktamenin toimitusjohtaja Olavi Valkama on työskennellyt potilasdokumentoinnin tehostamisen parissa yli viisitoista vuotta ja ymmärtää hyvin lääkäreiden tuskan:
“Jos olet joskus täyttänyt korvaushakemuksen vakuutusyhtiölle, niin tiedät kuinka tuhrauttava prosessi se voi olla. Vaikka asia on mielessäsi selkeä ja sinun olisi helppo selittää tilanne toiselle ihmiselle, niin on ihan erilainen työ jäsentää se vakuutusyhtiön lomakkeeseen juuri tietyllä tavalla. Potilasdokumentointi on samankaltainen tehtävä, eikä ole ihme, että lääkärit turhautuvat tällaiseen työhön.”
”Pitkään on tuntunut siltä, ettei lääkäri maksa meille tekstistä, vaan siitä ettei heidän tarvitse itse käyttää koko ajan kankeampia järjestelmiä”
– Tekstinkäsittelijä
Sanelemalla kaikki nämä oheistehtävät on mahdollista delegoida tekstinkäsittelijälle hyvin pienellä vaivalla.
Erilaisten lomakkeiden seikkaperäisen täyttämisen sijaan lääkäri voi tietojen sanelemisen jälkeen parilla lauseella kertoa tekstinkäsittelijälle, millaisia lausuntoja tai lähetteitä sen pohjalta pitää tehdä ja kenelle ne tulee toimittaa.
Valkaman mukaan tämä tehostaa ammattilaisen ajankäyttöä merkittävästi.
“Oikeastaan lääkärin aikaa ei kannattaisi käyttää mihinkään noista vaiheista. Riittää kun lääkäri luo sen tiedon, eli hän tutustuu potilaaseen ja tutkii hänet, antaa diagnoosin ja luo hoitosuunnitelman. Mitään näistä tässä eritellyistä tehtävistä ei tarvitse tehdä naksuttelemalla potilastietojärjestelmää, vaan lääkäri voi delegoida kaiken sen työn tekstinkäsittelijälle.”
Puheentunnistuksen pikavoitot on jo kerätty
Puheentunnistuksella voidaan korvata näppäimistö tiedon syöttämisessä, eli kirjoittamisen sijaan tekstin voi tuottaa puhumalla.
Tietojärjestelmien käyttämistä puheentunnistus ei kuitenkaan nopeuta lainkaan, koska valikoiden selaaminen, lomakkeiden täyttäminen ja tietojen kopiointi täytyy tehdä itse.
“Kirjaustyön nopeus riippuu ennen kaikkea osaamisesta tietojärjestelmien käytössä, se nopeus tekstin tuottamisessa ei ole keskeinen pullonkaula,” Valkama teroittaa.
Tästä syystä puheentunnistuksen käyttöaste ei ole yrityksistä huolimatta kasvanut terveydenhuollossa viimeisen kymmenen vuoden aikana merkittävästi.
“Muutamilla suppeilla erikoisaloilla, kuten radiologiassa ja patologiassa, puheentunnistus on paras työkalu kirjaamiseen, mutta laajemmalle se ei tilastojen valossa sovellu,” Valkama kertoo.
Mihin tekoälyä voitaisiin hyvinvointialueilla hyödyntää?
Tekoälyasiantuntija Petteri Järvinen, jonka hitiksi noussut Tekoäly ja Minä -kirja julkaistiin elokuussa, on innoissaan uuden teknologian potentiaalista – muttei usko sen mullistavan kirjaustyötä.
“OpenAI:n kehittämän GPT-kielimallin kaltainen generatiivinen tekoäly ei sovellu tällaiseen lääkärin tekemään kirjaustyöhön, jossa tuotetun tiedon täytyy ehdottomasti olla täysin virheetöntä. Tekoäly ei todellisuudessa ymmärrä luomaansa tekstiä eikä sen totuudenmukaisuuten voi luottaa, varsinkaan kun virheillä voi olla kohtalokkaita seurauksia.”
Järvisen mukaan tekoälyn potentiaali on kirjaustyön asemesta aiemmin tallennetun tiedon hyödyntämisessä, jos tietosuojaan liittyvät seikat ratkaistaan.
“Tekoälystä voi olla suurta hyötyä eräänlaisena tukiälynä, kun analysoidaan rakenteisesti Kantaan syötettyä potilastietoa. Suurten datamassojen pohjalta tehty analyysi voisi hyödyttää laajasti koko Suomen terveydenhuoltojärjestelmää paljastamalla erilaisia trendejä tai vertailemalla erilaisia hoitomuotoja.”
Raskas kirjaustyö on johtanut sosiaalityöntekijöiden ylikuormitukseen
Pitkään on ymmärretty, että lääkäreiden työaika pitää käyttää tehokkaasti, mutta nyt on herätty siihen että myös muiden ammattilaisten, kuten sosiaalityöntekijöiden, työaika on liian arvokasta käytettäväksi ei-hoidollisiin tukitoimintoihin.
Olavi Valkaman mukaan ratkaisuja kaivataan akuutisti.
“Sosiaalityöntekijöille ei ole perinteisesti tarjottu apuvälineitä kirjaustyöhön, mikä on johtanut alan krooniseen ylikuormitukseen. Kirjauksia ei ehditä tekemään asiakastapaamisten välissä, vaan töitä jää jatkuvasti rästiin, työpäivän tai -viikon jälkeen tehtäväksi. Tämä on ammattilaisille todella stressaava tilanne.”
Toimivat ratkaisut on viime vuosina kopioitu terveydenhuollon puolelta. Sanelu on otettu myös sosiaalihuollossa käyttöön usealla hyvinvointialueella ja tulokset ovat olleet hyviä.
Valkama kertoo, että delegoimalla kirjausten tallentaminen asiakastietojärjestelmiin säästetään suhteessa vielä enemmän työaikaa kuin terveydenhuollossa.
“Sanelemalla kirjaukset saadaan tehtyä välittömästi asiakastapaamisten jälkeen, mobiiliapplikaatiolla myös kotikäyntien yhteydessä, eikä rästipinoja pääse enää kertymään. Palaute on ollut erittäin positiivista niiltä sosiaalityöntekijöiltä, jotka sanelua ovat päässeet käyttämään.”
Nykyhetken parhaat käytänteet ajankäytön tehostamiseksi
Kirjaustyön tehostamisessa keskeistä on tarjota eri ammattiryhmille heidän käyttöönsä parhaiten soveltuvat työkalut. Sanelulla kirjaustyön delegointi tekstinkäsittelijöille on usein kustannustehokkain vaihtoehto.
“Kaikkein olennaisinta on päästä irti hiirestä ja näppäimistöstä: hyvinvointialueiden ammattilaisten työaika pitäisi käyttää ihmisten eikä tietokoneiden kanssa. Kun päästään irti näppäimistöstä, tuottavuus alkaa kasvaa,” Olavi Valkama linjaa.
Kokonaispalvelu ratkaisee ajankäytön haasteet välittömästi
Diktamenin kokonaispalvelu on suoraviivaisin tapa ratkaista kirjaustyön haasteet: yhdellä hankinnalla saadaan tekstinkäsittelyn ostopalvelu, puheentunnistus, sekä sanelunhallintajärjestelmä käyttöön koko hyvinvointialueelle.
“Viisi hyvinvointialuetta on jo ottanut käyttöön meidän kokonaispalvelumme, jossa sanelunpurkutyö tehdään pääasiassa meidän tekstinkäsittelijöiden toimesta. Näiden hankintojen myötä henkilöstön tuottavuutta on saatu tehostettua, sanelunpurun toimitusajoissa on päästy tavoitteisiin ja rekrytoinnit ovat helpottuneet. Laatu on siis parantunut samalla kun on kustannuksissa on toteutettu merkittäviä säästöjä.”
Lue lisää:
Katso tallenne webinaaristamme, jossa Petteri Järvinen ja Olavi Valkama käyvät läpi uuden teknologian mahdollisuudet ja nykyhetken parhaat käytänteet potilasdokumentoinnissa:
Nordic Health Groupin tuore tutkimus eritteli Diktamenin kokonaispalvelun Kymenlaakson hyvinvointialueelle tuottamat hyödyt, joista voit lukea lisää täältä:
Voit tutustua tarkemmin Diktamenin kokonaispalveluun lukemalla kattavan ebookkimme täältä:
Kysy lisätietoja Diktamenin tekstinkäsittelyn kokonaispalvelusta:
myynti@diktamen.com