Sosiaali- ja terveysministeriön tuoreen selvityksen perusteella lääkärien, sairaanhoitajien ja sosiaalityöntekijöiden työajasta kuluu keskimäärin lähes kolme tuntia päivässä potilas- ja asiakastietojen kirjaamiseen. Kyselyyn vastasi yhteensä yli 9000 ammattilaista suurimmista sote-ammattihenkilöryhmistä.
Selvityksen lähtökohtana oli sote-henkilöstön riittävyyden ja saatavuuden heikentyminen koko maassa. Teetetyn selvityksen tavoitteena oli tarkastella tietojen kirjaamisen kokonaisuutta sekä siihen liittyviä tehostamisen mahdollisuuksia erityisesti henkilöresurssien tehokkaan kohdentamisen näkökulmasta.
”Kyselyn perusteella kirjaamista voidaan keventää esimerkiksi saneluratkaisujen käyttöönotolla sekä muutoksilla kirjaamisen työnjaossa. Ehkä jatkotoimia pitäisikin pohtia erityisesti näillä osa-alueilla.”
STM artikkeli 4.12.2024
Potentiaalia vapauttaa huomattava määrä aikaa kirjaamisen kehitystoimenpiteillä
Syys-lokakuussa tehdyssä kyselytutkimuksessa tukittiin hyvinvointialueiden sote-ammattilaisten kokemuksia potilas- ja asiakasasiakirjojen kirjaamisen kuormittavuudesta. Kyselyn avulla haluttiin selvittää sekä asiakas- ja potilastietojärjestelmiin että muihin järjestelmiin kirjaamiseen käytettävää aikaa, kirjaamisen haasteita ja kirjaamisesta koettuja hyötyjä.
Lyhyesti
- STM selvitys: Kirjaaminen vie lähes kolme tuntia päivässä.
- Selvityksen tavoitteena tarkastella tietojen kirjaamisen tehostamisen mahdollisuuksia erityisesti henkilöresurssien tehokkaan kohdentamisen näkökulmasta.
- Selvityksen mukaan lääkärit näkevät sanelun ja muutokset kirjaamisen työnjaossa keskeisinä keinoina keventää kirjaamisen kuormittavuutta.
- ESH:ssa kirjaaminen on erityisen työlästä; sanelulla voidaan vapauttaa huomattavasti työaikaa ja pienentää kustannuksia.
- Potilaskirjaamisen kokonaisratkaisu on konkreettinen toimenpide, jonka avulla voidaan vapauttaa ammattilaisten aikaa ja saavuttaa kustannussäästöjä.
- Saavutetut tulokset on selkeästi todennettavissa referenssikohteissa, kuten Kanta-Hämeessä ja Kymenlaakossa.
Kyselyn perusteella kirjaamiseen kuluu merkittävä osuus kaikkien sote-ammattiryhmien työajasta; keskimäärin 2 tuntia 48 minuuttia päivässä. Erityisesti kirjaaminen kuormittaa lääkäreitä, jotka käyttävät kirjaamiseen päivittäin jopa 3 tuntia 15 minuuttia. Palkkakustannusten ja työntekijöiden määrän arvioon perustuvan laskelman mukaan hyvinvointialueilla kirjaamisesta aiheutuvat kustannukset ovat yhteensä 2,5 mrd.€ / v.
Noin 85 % vastaajista kokee lisäksi kirjaamismäärän kasvaneen merkittävästi tai jonkin verran viime vuosina. Sosiaalihuollon kirjaamiskäytännöt ja -järjestelmät ovat vielä muutoksessa ja toimialan kirjaamismäärän ennustetaan kasvavan entisestään tulevina vuosina.
Selvityksen mukaan hyvinvointialueilla on potentiaalia vapauttaa huomattava määrä ammattilaisten aikaa kirjaustyöhön kohdennetuilla kehitystoimenpiteillä. Pienilläkin muutoksilla kirjaamisessa voidaan saavuttaa merkittäviä taloudellisia hyötyjä ja tukea henkilöstön riittävyyttä.
Kyselyssä esiinnousseita keinoja keventää kirjaamista ovat esimerkiksi kansallisten kirjaamisohjeiden ja valmiiden tietopohjien kehittäminen, saneluratkaisujen käyttöönotto sekä muutokset kirjaamisen työnjaossa. STM:n mukaan jatkotoimia tulisikin pohtia erityisesti näillä osa-alueilla.
Lääkärit ja sosiaalityöntekijät toivovat sanelua keventämään kirjaamisen kuormittavuutta
Eduskunnan tarkastusvaliokunta on aiemmin huomauttanut, että sote-tietojärjestelmien kehittämisessä johdon näkökulma korostuu liikaa ammattilaisten kustannuksella. Kyselyn tavoitteena olikin selvittää mitä työkaluja ja toimenpiteitä ammattilaiset itse kokivat hyödylliseksi kirjaamisen keventämiseksi.
Tulokset osoittavat, että eri toimenpiteet kirjaamisen tehostamiseksi korostuvat ammattiryhmästä riippuen. Lääkäreillä vastauksissa nousevat erityisesti kirjaamisen työnjaon uudistaminen sekä sanelu ja äänimuistiinpanojen kehittäminen (18 % ja 14 % vastauksista). Myös sosiaalityöntekijöillä sanelu ja äänimuistiinpanojen kehittäminen (16 % vastauksista) nähdään keskeisenä keinona kirjaamiseen käytetyn työajan vähentämiseksi.
Kirjattavien tietojen runsas määrä ja tietojärjestelmien käytettävyys ovat vastausten perusteella suurimmat kirjaamista haastavat tekijät. Lääkärit ovat erityisen kriittisiä tietojärjestelmin käytettävyyden suhteen, kun taas puutteet kirjaamiskäytännöissä oli merkittävä tekijä muille ryhmille.
Kirjaamiseen käytetään keskimäärin 2h 48min aikaa päivittäin.
Ammattiryhmistä lääkärit (ka. 3h 16min) käyttävät eniten aikaan kirjaamiseen.
Toimialat, joissa kuluu eniten aikaa kirjaukseen:
- Erikoissairaanhoidon päivystys:
ka. 4h 1min / pv - Perusterveydenhuolto, terveysasemat:
ka. 3h 38min / pv - Sosiaalihuolto perheoikeudelliset palvelut:
ka. 3h 27min / pv
Huolimatta kirjaamisen kasvaneesta kuormittavuudesta ja siihen kuluvasta ajasta, sen tärkeys asiakas- ja potilastyön kannalta tunnistetaan laajasti. Kun toimintaa tehostetaan, on samalla varmistettava, että kirjaamisen laatu säilyy hoidon jatkuvuuden sekä potilas- ja asiakasturvallisuuden varmistamiseksi.
Tehokas sanelu-sanelunpurkuprosessi tuo merkittävän tuottavuusparannuksen erityisesti erikoissairaanhoitoon
Tutkimuksen mukaan erikoissairaanhoito on kirjaamisen osalta selkeästi raskain toimiala, jossa kirjaaminen vie eniten lääkärin työaikaa – erikoissairaanhoidon päivystyksessä lääkäri käyttää keskimäärin reippaasti yli puolet työajastaan kirjaamiseen (ka. 4 h 1 min / pv).
Erikoissairaanhoidon kirjaukset ovat tyypillisesti hyvin rakenteisia ja monimutkaisia ja lisäksi kirjaamistarve suuri; noin 85 prosenttia kaikista potilasasiakirjoista tuotetaankin erikoissairaanhoidossa.
Niin ammattilaisten ajankäytön kuin syntyvien kustannusten kannalta sanelu ja tehokas sanelunpurkupalvelu on paras menetelmä erikoissairaanhoidon monimutkaiseen rakenteiseen kirjaamiseen.
Niin ammattilaisten ajankäytön kuin syntyvien kustannusten kannalta sanelu ja tehokas sanelunpurkupalvelu on paras menetelmä erikoissairaanhoidon monimutkaiseen rakenteiseen kirjaamiseen. Lääkäri voi sanelun avulla kertoa tiedot nopeasti ja siirtää tekstinkäsittelyn sihteerille: tämä vie keskimäärin vain viisi minuuttia lääkärin aikaa.
Kirjaamisen ongelmat ovat nyt selvillä – seuraava askel on niiden ratkaiseminen
Kirjaamisen ongelmat ovat nyt määritelty, ja seuraavaksi on määriteltävä ja toimeenpantava käytännönläheiset toimenpiteet kirjaamisen tehostamiseksi.
Potilas- ja asiakaskirjaamisen kokonaisratkaisu on hyvinvointialueille konkreettinen toimenpide sosiaali- ja terveyshuollon kirjaamisen tehostamiseen, joka on jo osoittanut toimivuutensa useissa referenssikohteissa. Jo neljä hyvinvointialuetta ovat saavuttaneet ratkaisun avulla merkittävän tuottavuusparannuksen sekä ulosmitanneet jatkuvat miljoonaluokan vuosisäästöt.
Kokonaisratkaisumalli on esitelty Valtiovarainministeriön edustajille 10/24 ja Sosiaali- ja terveysministeriön edustajille 12/24. Ministeriöiden vahva suositus on, että ratkaisun kaltaisia tutkitusti toimivia hankkeita pitäisi viedä nyt käytäntöön kaikilla hyvinvointialueilla.
Kokonaisratkaisun avulla voidaan optimoida kirjaamiseen käytetty aika, vapauttaen ammattilaisen työaikaa ydintehtävien hoitoon. Ratkaisumallissa otetaan käyttöön potilas- ja asiakaskirjaamisen tehostamiseen suunniteltu tietojärjestelmäratkaisu ja ammattilaisille tarjotaan tehokkaimmat menetelmät kirjaamiseen; monimutkaiseen rakenteiseen kirjaamiseen sanelu ja kustannustehokas sanelunpurkupalvelu, sekä määrämuotoiseen vähemmän rakenteiseen kirjaamiseen puheentunnistus. Tarvittava tekstinkäsittely hankitaan kokonaan ostopalveluna, jonka tuottamista tietojärjestelmäratkaisu tehostaa.
Kirjaaminen tehostettavissa potilas- ja asiakaskirjaamisen kokonaisratkaisulla
- Kokonaisratkaisun avulla minimoidaan kirjaamiseen käytetty aika voidaan minimoida, vapauttaen ammattilaisen aikaa ydintehtäviin.
- Ammattilaisille tarjotaan tehokkaimmat kirjaamismenetelmät ja hidas tekstinkäsittely siirretään kustannustehokkaaseen ostopalveluun.
STM:n ja VM:n vahva suositus on, että ratkaisun kaltaisia toimivia hankkeita tulisi viedä käytäntöön kaikilla hyvinvointialueilla.
Siirtämällä hidas tekstinkäsittelytyö kustannustehokkaaseen ostopalveluun ammattilaisten aikaa vapautuu ydintehtäviin ja työn kustannustaso laskee – ja samalla varmistetaan paras mahdollinen toimitusvarmuus ja laatu potilas- ja asiakaskirjauksiin. Tekstinkäsittelyyn erikoistuneille ammattilaisille rakenteisen tiedon kirjaaminen potilas- ja asiakaskastietojärjestelmiin on ydinosaamista, jolloin tarvittava kirjaamistyö voidaan tuottaa laadukkaasti ja merkittävästi omaa tuotantoa alemmalla kustannustasolla.
Yhä useampi hyvinvointialue tehostanut potilas- ja asiakaskirjaamisen kokonaisratkaisulla
Potilaskirjaamiseen järjestelmäratkaisu- ja ostopalveluhankintoja ovat toteuttaneet ja vieneet tuotantoon mm. Kanta-Hämeen ja Kymenlaakson hyvinvointialueet, joissa hankinnan vaikutukset ovat olleet konkreettisia ja yksiselitteisesti mitattavissa.
Nordic Health Groupin 10/2023 tekemän tutkimuksen mukaan Kymenlaakson hyvinvointialueella kokonaisratkaisu on sujuvoittanut potilashoitoa, parantanut tuottavuutta koko potilashoidon ketjussa; lääkärit-hoitajat-sihteerit, vähentänyt työntekijöiden stressiä sekä helpottanut rekrytointeja. Samalla sanelunpurun kustannuksissa on saavutettu -32 % jatkuva vuosittainen kustannussäästö tarkoittaen yhteensä -2,6 Meur kokonaissäästöä sopimuskaudella.
Kokonaisratkaisu on ratkaissut myös potilaskirjaamisen laatuongelmat; tutkimuksen mukaan 98–100 % potilasasiakirjoista valmistuu nyt tavoiteajassa, mikä on tehostanut potilashoitoa. Lue lisää NHG:N tutkimuksesta täältä.
Vastaava tuottavuusparannus ja kustannussäästöt ovat jokaisella hyvinvointialueella ulosmitattavissa.
Potilas- ja asiakastietojen kirjaamisen kokonaisratkaisu on konkreettinen kehitystoimenpide kirjaamisen haasteisiin, jonka tulokset ovat ulosmitattavissa heti.
Potilas- ja asiakastietojen kirjaamisen kokonaisratkaisu on konkreettinen kehitystoimenpide kirjaamisen haasteisiin, jonka tulokset ovat ulosmitattavissa heti. Tarjoamalla ammattilaisille tehokkaimmat kirjaamismenetelmät ja siirtämällä hidas rakenteinen kirjaaminen kustannustehokkaaseen ostopalveluun, ammattilaisten aikaa vapautuu ydintehtäviin ja kustannustaso laskee.
Lisätietoja potilaskirjaamisen kokonaisratkaisusta myynti@diktamen.com
Lähteet:
Selvitys kirjaamisen kuormittavuudesta ja hyötykäytöstä hyvinvointialueiden kokemana (loppuraportti 3.12.2024)
STM:n selvitys tuo uutta tietoa sote-ammattilaisten kirjaamisen ongelmista ja kehittämiskohteista (tiedote 4.12.2024)
Sote-ammattilaisten kirjaamisen ongelmat ovat selvillä – niiden ratkaiseminen on seuraava askel (kolumni 4.12.2024)