Saneluratkaisun ja teknologialla tehostetun tekstinkäsittelypalvelun sisältävä kokonaisratkaisu on konkreettinen toimenpide, jonka avulla potilastietojen kirjaaminen on järjestettävissä keskimäärin 30–45 % hyvinvointialueen oman työn kustannustasoa edullisemmin, samalla parantaen potilastyön laatua ja tehokkuutta sekä tukien henkilöstön riittävyyttä. Vastaavat hyödyt ovat saavutettavissa myös sosiaalihuollossa ja pelastustoimessa.
Olemme esitelleet kokonaisratkaisumallia Valtiovarainministeriön edustajille 10/24 ja Sosiaali- ja terveysministeriön edustajille 12/24. Ministeriöiden vahva suositus on, että ratkaisumme kaltaisia tutkitusti toimivia hankkeita ja hyviä käytäntöjä pitäisi viedä nyt käytäntöön kaikilla hyvinvointialueilla. Hallitusohjelmakaan ei vierasta yksityiseltä sektorilta palvelujen ostoa, jos niiden vaikutukset tukevat rahoittajan intressiä eli ajansäästöä, tuottavuuden parannusta ja kustannussäästöä.
Rakenteinen kirjaaminen on pullonkaula potilas- ja asiakastyössä
Lääkäreiden, sairaanhoitajien ja sosiaalityöntekijöiden työajasta kuluu keskimäärin lähes kolme tuntia päivässä potilas- ja asiakastietojen kirjaamiseen (STM raportti 12/24).
Kirjattavien tietojen määrä on kasvanut viime vuosina ja tietomalliin lisätään jatkuvasti uusia vaatimuksia rakenteiselle kirjaamiselle. Rakenteinen kirjaaminen kattaa kaiken sen tiedon tallentamisen, joka ei sisälly vapaamuotoiseen käyntitekstiin. Jokaiselle tutkimustulokselle, diagnoosille, selitteelle, lukuarvolle tai muulle mittausarvolle on oma paikka potilastietojärjestelmässä, ja tiedot on kirjattava täsmällisesti oikeaan kohtaan oikeassa näkymässä tai tietyllä lomakkeella. Suurin osa, noin 85 prosenttia, potilasasiakirjoista tuotetaan erikoissairaanhoidossa, jossa kirjaukset ovat hyvin rakenteisia ja monimutkaisia.
Potilas- ja asiakastietojen kirjaamisen kokonaisratkaisu käytännössä
- Ammattilaisille annetaan vapaus valita kuhunkin tilanteeseen sopivin kirjausmenetelmä: sanelu monimutkaisiin rakenteisiin kirjauksiin ja Diktamenin tai muun toimittajan puheentunnistus yksinkertaisiin, määrämuotoisiin kirjauksiin.
- Rakenteiseen kirjaamiseen tarvittava sihteerityö eli tekstinkäsittely hankitaan kokonaan ostopalveluna, omien osastonsihteerien ei tarvitse enää osallistua kirjaamiseen.
- Sanelut puretaan aina laadukkaasti SLA- toimitusaikataulun mukaisesti; Diktamenin tekstinkäsittelijät tallentavat tiedon rakenteisesti potilas- ja asiaskastietojärjestelmään sanelun kirjausohjeiden mukaan.
- Kokonaisratkaisulla tekstinkäsittelytoiminta saadaan yhdenmukaistettua koko hyvinvointialueelle, kaikille toimialoille – myös esimerkiksi sosiaalihuoltoon tai pelastustoimeen.
Myös sosiaalihuollon uudessa tietomallissa asiat tulee kirjata rakenteisesti ja määrämuotoisesti asiakastietojärjestelmään. Sosiaalihuollon kirjaustekstit ovat tilastollisesti keskimäärin 30–40% pidempiä kuin terveydenhuollossa ja ne sisältävät jatkotehtäviä, kuten eri lomakkeille kirjaamista. Lisäksi kirjaukset on tehtävä viipymättä, kun asiakkaan asiaa on käsitelty.
Kokonaisratkaisu minimoi kirjaamiseen käytetyn ajan, vapauttaen ammattilaisen työaikaa ydintehtäviin
Sanelu tarjoaa rakenteiseen kirjaamiseen selkeän ratkaisun. STM:n tutkimuksen mukaan erityisesti lääkärit ja sosiaalityöntekijät näkevätkin saneluratkaisuiden käyttöönoton keskeisenä keinona kirjaamiseen käytetyn työajan vähentämiseksi. Lisäksi erityisesti lääkärit toivovat muutoksia kirjaamisen työnjakoon.
Sanelun avulla ammattilainen voi kertoa tiedot nopeasti ja delegoida tekstinkäsittelyn ja jatkotehtävät sihteerille: sanelu vie keskimäärin vain viisi minuuttia. Ammattilaisen aikaa vapautuu potilas- ja asiakastyöhön, kun hänen ei tarvitse itse tehdä hidasta rakenteista kirjaamista potilastietojärjestelmään.
Henkilöstöintensiivinen sanelunpurku saadaan tehostettua prosessiin suunnitellulla Diktamen- sanelunhallintaratkaisulla ja tekstinkäsittelyn hankinnalla kokonaan ostopalveluna. Sanelun perusteella ja uusimman teknologian avustuksella, tekstinkäsittelijämme hoitavat rakenteiset kirjaukset luotettavasti ja aina viivytyksettä potilastietojärjestelmään. Ostopalvelun kustannus tulee tutkitusti noin -30–45 % edullisemmaksi verrattuna omana työnä järjestettyyn tekstinkäsittelyyn eli sanelunpurkutyöhön.
Tuottavuus kasvaa, kun sihteereille vapautuvaa työaikaa voidaan käyttää muihin potilas- ja hoitotyön tukitehtäviin, ja siirtää näitä tukitehtäviä lääkäreiltä ja hoitajilta sihteereille. Jatkuvat vuosisäästöt syntyvät, kun oman sihteerityövoiman tarve vähenee.
Yhä useampi hyvinvointialue on tehostanut potilas- ja asiakaskirjaamisen kokonaisratkaisulla
Referenssinä mm. Kanta-Hämeessä ja Kymenlaaksossa on otettu käyttöön potilaskirjaamisen tehostamiseen suunniteltu Diktamen-tietojärjestelmäratkaisu ja koko tekstinkäsittelytyö on siirretty Diktamenille, mikä on tuonut jatkuvat miljoonaluokan vuosisäästöt ja tuottavuusparannuksen. Esimerkiksi Kymenlaaksossa on tutkitusti saavutettu -32 % jatkuvat kustannussäästöt tarkoittaen yhteensä jo –2,6 Meur kokonaissäästöä sopimuskaudella.
Lisäksi potilasasiakirjojen toimitusvarmuus on 98–100 % ja henkilöstön tuottavuus on sen myötä parantunut.
Toimintamallilla on saavutettu vastaavat hyödyt myös sosiaalihuollossa. Mm. Varsinais-Suomessa Diktamenin ostopalvelu on tehostanut sosiaalihuollon ammattilaisten ajankäyttöä merkittävästi – kirjaamisesta vapautunut työaika on mahdollistanut ammattilaisille 50–100 % enemmän asiakaskohtaamisia. Samalla työn laatu on parantunut ja henkilöstön työtyytyväisyys kasvanut.
Potilas- ja asiakaskirjaamisen kokonaisratkaisu tarjoaa välittömän ratkaisun nykytilanteeseen ja säästöt alkavat kertyä heti.
Kustannussäästöt ja tuottavuusparannus ulosmitattavissa heti
Potilas- ja asiakaskirjaamisen kokonaisratkaisu tarjoaa välittömän ratkaisun nykytilanteeseen ja säästöt alkavat kertyä heti. Ostopalvelun kustannus skaalaa välittömästi alaspäin, mikäli esimerkiksi teknologian kehittyessä tarve sanelulle ja sanelunpurulle laskisi tulevaisuudessa, jolloin myös tulevaisuuden kirjausmenetelmien hyödyt ja säästöt saadaan heti ulosmitattua.
Lisätietoja potilas- ja asiakaskirjaamisen kokonaisratkaisusta myynti@diktamen.com
Lähteet:
Selvitys kirjaamisen kuormittavuudesta ja hyötykäytöstä hyvinvointialueiden kokemana (loppuraportti 3.12.2024)
STM:n selvitys tuo uutta tietoa sote-ammattilaisten kirjaamisen ongelmista ja kehittämiskohteista (tiedote 4.12.2024)
Sote-ammattilaisten kirjaamisen ongelmat ovat selvillä – niiden ratkaiseminen on seuraava askel (kolumni 4.12.2024)