Hoitajapula koskettaa koko Suomea. Tulevat hyvinvointialueet ovat suurten päätösten edessä, kun toimintaa lähdetään suunnittelemaan. Potilas- ja asiakasdokumentoinnin tehostaminen on ratkaisu myös resurssihaasteisiin. Sanelunpurku- ja tekstinkäsittelypalvelujen hankkiminen ostopalveluna vapauttaa osastonsihteerien ja sosiaalityöntekijöiden aikaa ydintehtävien hoitoon.
Toiminnan tehostaminen tuo kustannussäästöjä
Toiminnan tehostaminen ja kustannussäästöt ovat mahdollisia Diktamen-kokonaispalvelulla.
Potilas- ja asiakasdokumentointi on ammattilaisten aikaa vievä ja siten huomattavia kustannuksia aiheuttava prosessi hyvinvointialueilla. Hyvinvointialueiden kannattaa ohjata ammattilaisten resurssit ydintehtävien hoitoon. Diktamen-kokonaispalvelu auttaa tehtävien selkeyttämistä samalla, kun kustannuksia pystytään laskemaan.
“Meillä on hyvinvointialueille valmis ratkaisu, jolla potilas- ja asiakasdokumentoinnin kustannukset laskevat ja ammattilaisten työaikaa vapautetaan heidän ydintehtäviinsä.”, Diktamenin toimitusjohtaja Olavi Valkama kuvaa.
Panostus toimivaan asiakas- ja potilasdokumentointiin on merkittävä, kun verrataan eri vaihtoehtojen kustannuksia: menetelmästä riippuen potilasdokumentin kappalekustannus yhteen laskettuna työajan kustannuksiin vaihtelee noin neljästä eurosta jopa neljääntoista euroon. Sosiaalihuollon asiakasdokumenttien kohdalla säästetään työajassa: Diktamenin avulla kirjaaminen hoituu 5-10 minuutissa tavallisen 30-45 minuutin sijaan.
Tehokas potilas- ja asiakasdokumentointi rakentuvat sanelunhallintajärjestelmän ja sanelunpurkupalvelun ympärille, joiden lisäksi on mahdollista hyödyntää puheentunnistusta. Tavoitteena on ammattilaisten ajan vapauttaminen ydintehtäviin.
Sanelunhallintajärjestelmällä tietoon perustuvat päätökset
Sanelunhallintajärjestelmä mahdollistaa tiedolla johtamisen ja ostopalvelun hyödyntämisen. Järjestelmä mahdollistaa sanelunpurun toiminnanohjauksen keskitetysti ja suorat kirjaukset kaikkiin potilastietojärjestelmiin ja sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmiin integraatiorajapintojen avulla.
Lapin sairaanhoitopiirissä sanelunhallintajärjestelmä tuottaa tietoa johtamisen tueksi ja mahdollistaa mitattuihin tuloksiin perustuvan toiminnan kehittämisen:
“Sanelunhallintajärjestelmä palvelee tiedolla johtamista. Sen avulla voidaan vertailla eri yksiköitä ja jalkauttaa kuhunkin parhaiten sopivia ratkaisuja perustuen mitattuun tietoon.”, Lapin sairaanhoitopiirin tietohallintojohtaja Vesa-Matti Tolonen kuvaa.
Sanelunhallintajärjestelmän avulla löydetään myös sanelunpurun tehostamiskeinot ja puheentunnistuksen järkevät käyttökohteet. Oikeat työkalut ja -tehtävät löytävät oikeiden henkilöiden pöydälle.
“On olemassa erilaisia dokumentaatiotarpeita: esimerkiksi radiologiassa prosessi on suoraviivainen, jolloin puheentunnistus toimii hyvin. Joissain tapauksissa on kätevämpi sanella ja siirtää sanelunpurku oheistehtävineen tekstinkäsittelijälle. Pyrimme etsimään kohteita käyttötavan mukaan ja löytämään jokaiselle toimivan ratkaisun oli se sanelu, edusta- tai taustapuheentunnistus. Diktamen-sanelunhallintajärjestelmä tukee näitä kaikkia eri tapoja.”, Tolonen kuvaa.
Ostopalvelulla kustannustehokkuutta
Ostopalvelulla saadaan kustannustehokkuutta ja toimintavarmuutta asiakas- ja potilasdokumentointiin. Se varmistaa, että potilas- ja asiakasdokumentit valmistuvat saneluista tekstiksi aina ajallaan.
“Hyvinvointialueet tarvitsevat toimintavarman sanelunpurkupalvelun, jolla voidaan joko täydentää omaa tekstinkäsittelyresursointia tai josta voidaan hankkia sanelunpurku kokonaan ostopalveluna. Molemmissa vaihtoehdoissa toimitusajat ja laatu saadaan varmistettua ja siten vapautettua resursseja potilashoitoon. Mitä laajemmin sanelunpurku hankitaan ostopalveluna, sitä suuremmat ovat hyödyt ja myös kustannus- ja resurssisäästöt hyvinvointialueelle”, Valkama sanoo.
Ostopalveluna hankkiminen tulee hyvinvointialueelle n. -15 – 20% edullisemmaksi kuin omana työnä tehty sanelunpurkutyö, ja toisaalta samalla ratkaistaan sanelunpurkajien rekrytointi- ja perehdytyshaasteet. Monissa yksiköissä pohditaan, kannattaako sanelunpurkua tehdä itse.
“Päätös riippuu siitä, siirtyykö hyvinvointialueelle tarvittavaa henkilöstöä, jotta sanelunpurkupalvelu voidaan hoitaa omana tuotantona. Myös ikähaitari vaikuttaa, koska alalle on vaikea saada pysyvää henkilöstöä.”, Tolonen pohtii.
Kymsotessa sanelunpurku- ja tekstinkäsittely hankitaan kokonaan ostopalveluna Diktamenilta, eivätkä tekstinkäsittelijät tai osastonsihteerit pura enää saneluita. Säästyneellä työajalla voidaan tehdä enemmän osastonsihteerin töitä, jolloin myös hoitajilta voidaan siirtää töitä osastosihteereille ja hoitajille vapautuu työaikaa potilashoitoon.
“Diktamenin myötä työaikaa on vapautunut, ja on pystytty joustavasti miettimään työtehtäväkokonaisuuksia. Sillä on myönteisiä vaikutuksia koko yksikön toiminnalle, että osastonsihteerin ei tarvitse enää purkaa saneluja.”, Kymsoten sihteeripalveluiden palvelualuepäällikkö Mari Westerholm kertoo ja jatkaa:
“Sanelunpurun keskittäminen Diktamenille on mahdollistanut sen, että voimme täällä keskittyä ydintehtävään eli potilashoitoon. Diktamenilla on paras asiantuntemus sanelunpurun ja potilasdokumentoinnin alueella, ja se hyötyhän näkyy myös meille täällä Kymsotessa ja tulevaisuudessa hyvinvointialueella.”
“Kokonaispalvelullamme pystytään laskemaan potilastietojen kirjaamiseen kuluvaa kustannusta merkittävästi, kun suoria henkilöstökustannuksia saadaan alemmas. Kustannukset vähenevät myös välillisesti, kun omien voimavarojen käyttöä voidaan kohdentaa ydintehtävien hoitoon ja laatu parantuu myös sitä kautta.”, Valkama täydentää ja jatkaa:
“Osastonsihteerit, jotka osallistuvat sanelunpurkuun, käyttävät siihen keskimäärin noin 1/3 työajastaan. Kun tämä aika käytetäänkin vähentämään hoitajien työkuormaa, hoitotyöhön vapautuu todella merkittävästi lisäresursseja. Se on jo huomattava mahdollisuus ratkaista hoitajapulaa — ja lisäksi kun verrataan sanelunpurun ostopalvelun kustannusta hoitajien henkilöstökustannuksiin, niin puhutaan myös merkittävistä suorista säästöistä”, Valkama kertoo.
Puheentunnistuksella tukea kokonaisprosessiin
Puheentunnistus on osa kokonaisuutta. Hyvinvointialueet tarvitsevat myös puheentunnistusratkaisun, joka tukee erilaisten käyttökohteiden ja erikoisalojen tarpeita.
“Pulaa sote-alan ammattilaisista ei voi sivuuttaa. Automatisointi on yksi keino, mitä kannattaa hyödyntää tarkoitukseen sopivasti, jotta pärjätään sillä työntekijämäärällä, mikä on saatavilla. Silloin asiakas- ja potilasdokumentoinnin kokonaisuutta palveleva puheentunnistus on yksi konsti.”, Tolonen pohtii.
“Automaattinen puheentunnistus, joka muuttaa puheen suoraan tekstiksi näytölle, sopii rajalliseen määrään käyttökohteita terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa. Sen vuoksi myös puheentunnistusohjelmiston hankinta on järkevää, jotta jokaiselle ammattilaiselle on parhaat työkalut käytössä kussakin käyttökohteessa. Kokemusten mukaan valinnanvapaus käyttääkö digisanelua vai puheentunnistusta on tärkeä säilyttää; potilastapaukset ovat erilaisia myös kirjattavan tiedon rakenteisuuden osalta ja silloin käyttäjän tulee voida itsenäisesti päättää kumpaa menetelmää käyttää, jotta kaikki vaadittu tieto tulee tehokkaasti kirjattua ”, Valkama täydentää.
Vahvuutena kokonaisratkaisu
Diktamen tuottaa vuosittain miljoonia asiakas- ja potilasdokumentteja. Palvelu on mahdollista hankkia kokonaispalveluna tai erillishankintana.
“Kymsote hankki sanelunpurun kokonaispalvelun, kun taas Lapin sairaanhoitopiiri hankki järjestelmän erillishankintana. Molemmilla tavoilla päästään samoihin lopputuloksiin.”, Valkama kertoo.
Lapin sairaanhoitopiirissä Diktamenin palveluun ollaan tyytyväisiä. Tolonen arvioi, että Diktamen on havainnut haasteet tarpeeksi ajoissa ja tuottanut ratkaisun, joka palvelee todellisia tarpeita:
“Diktamen on tehnyt ratkaisun, joka palvelee kuntien ja sairaanhoitopiirien tarvetta sekä sitä hoitoprosessia, ei pelkästään tekstinkäsittelyä. Diktamenin vahvuus on tuotekehityksessä, joka palvelee asiakas- ja potilasdokumentointia kokonaisprosessina.”
Tolonen toivoo hyvinvointialueilta kokonaisuuksien tarkastelua, kun päätöksiä toiminnan toteuttamisesta tehdään:
“Suosittelen Diktamenia vahvasti kokonaisratkaisun toimittajana hyvinvointialueelle – silloin kun aidosti haetaan kokonaisratkaisua, joka tehostaa prosessia ja auttaa ammattilaisia vapauttamaan työaikaa ydintehtävien hoitoon.”