Sosiaali- ja terveysministeriön tuoreen selvityksen mukaan sote-ammattilaiset käyttävät potilas- ja asiakastietojen kirjaamiseen lähes kolme tuntia päivässä. Yhteensä kirjaamisesta aiheutuvien vuosikustannuksien arvioidaan olevan jopa 2,5 miljardia.
Selvityksen mukaan hyvinvointialueilla on potentiaalia vapauttaa huomattava määrä ammattilaisten aikaa potilas- ja asiakastyöhön kirjaamisen tehostamistoimenpiteillä. Pienilläkin muutoksilla saavutetaan merkittäviä taloudellisia hyötyjä ja tukea henkilöstön riittävyyttä.
Ratkaisu haasteisiin on jo olemassa – kokemukset ja tulokset Kanta-Hämeestä
Tutkitusti toimivia potilas- ja asiakaskirjaamisen toimintamalleja, joiden avulla kirjaamiseen kuluva aika voidaan vähentää jopa kolmannekseen, on jo käytössä useilla hyvinvointialueilla niin terveydenhuollossa kuin sosiaalihuollossa. Nyt vastaavat toimintamallit tulisi ottaa käyttöön kaikilla hyvinvointialueilla – tämä mahdollistaa valtakunnallisesti miljardiluokan vuosisäästöt sekä merkittävän tuottavuusparannuksen.
Esimerkiksi Kanta-Hämeessä saavutettiin merkittävät säästöt sekä tuottavuusparannus tehostamalla potilaskirjaaminen vuonna 2023 kokonaisratkaisun avulla. Samalla potilashoidon laatu ja potilasturvallisuus paranivat, kun potilasasiakirjat valmistuvat laadukkaasti ja aina ammattilaisen määrittämän kiireellisyysluokan puitteissa.
Tiivistettynä:
- Tehokkaiden toimintamallien avulla kirjaamiseen kuluva aika voidaan vähentää jopa kolmannekseen, tuoden miljardiluokan säästöt.
- Kanta-Hämeessä kirjaamisen tehostaminen on tuonut jatkuvan -40 % vuosisäästön ja merkittävän tuottavuusparannuksen.
- Tehokkain tapa järjestää kirjaaminen on hyödyntää ratkaisuja jossa yhdistyvät tekoäly, puheentunnistus ja sihteeriavusteinen rakenteinen kirjaaminen.
- Kokonaispalveluna hankittu Diktamen+ Virtuulikirjuri -ohjelmistoratkaisu mahdollistaa tekoälykehityksestä hyötymisen ilman suuria investointeja tai taloudellista riskiä.
Taustalla haasteita tuottaa potilasasiakirjat lakisääteisissä vasteajoissa
Kanta-Hämeessä keskeinen haaste oli, että potilasasiakirjat eivät valmistuneet lakisääteisissä vasteajoissa. Ammattilaisille oli jo tarjolla saneluratkaisu, mutta tekstinkäsittelyn resurssipula muodostui pullonkaulaksi – tekstinkäsittelijöitä oli liian vähän suhteessa kirjausten määrään, mikä johti viivästyksiin.
Tavoiteaikojen saavuttaminen olisi edellyttänyt uusien osastonsihteerien rekrytointia. Tämä osoittautui haastavaksi, sillä tekstinkäsittely vaatii erityisosaamista, jota harvalla osastonsihteereillä on.
Ennen hankintaa tehtiin kattava selvitys eri vaihtoehdoista:
- Oman tekstinkäsittelytoiminnan jatkaminen ja resurssien lisääminen
- Ostopalveluna hankitun ratkaisun käyttöönotto
Taloudellisten ja toiminnallisten ominaisuuksien tarkastelun perusteella kokonaisratkaisun hankinta osoittautui kustannustehokkaimmaksi ja toimivimmaksi vaihtoehdoksi.
Hankinnan eteneminen käytännössä
Merkittävät vuosisäästöt ja laadun parannus
Potilaskirjaamisen kokonaisratkaisu kattaa saman palvelutason kuin aiemmin organisaation sisäisesti tuotettuna, mutta laatu ja toimitusvarmuus ovat parantuneet merkittävästi. ”Lääkärit ovat kokeneet, että tekstinkäsittelyn sujuvuus tukee potilashoitoa entistä paremmin, kun asiakirjat valmistuvat laadukkaasti ja aina sovituissa vasteajoissa”, Kanta-Hämeen hoidon tukipalveluiden päällikkö Lotta Järventaus kertoo.
Hankinnan myötä on saavutettu jatkuva n. -40 % vuosisäästö verrattuna omana työnä tuotettuun palveluun. Merkittävimmät säästöt on saavutettu, kun määräaikaisten osastonsihteereiden työsuhteita ei ole jatkettu ja henkilöstön eläköidyttyä uusia sihteereitä ei jouduttu palkkaamaan tilalle. Hyvinvointialueen muiden organisaatiomuutosten yhteydessä osastonsihteerejä myös vähennettiin jonkin verran.
Kanta-Hämeen osastosihteereiltä vapautui hankinnan jälkeen 2–2,5 tuntia työaikaa päivässä, joka vastaa yhteensä 43,5 henkilötyövuoden säästöä. Vapautuneen työajan myötä hoitotyön tehtäviä voitiin siirtää jonkin verran hoitajilta sihteereille, mikä helpotti osaltaan hoitohenkilökunnan kuormitusta.
”Meille tehtiin oma kiireellisyysluokka; HÄTÄ, jossa sanelunpurku aloitetaan minuutin tai kahden sisällä. Käytännössä tätä käytetään tilanteissa, jossa potilas esimerkiksi siirretään ambulanssilla jatkohoitoon, niin potilaskirjaus on valmis siinä vaiheessa kun tämä potilas on valmiina hoitoon.”
Ratkaisu on jo olemassa – seuraava askel viedä se käytäntöön
Näiden kokemusten valossa voidaan todeta, että tutkitusti toimivia malleja tehostaa on niin potilas- kuin asiakaskirjaaminen on jo tarjolla – seuraava askel on viedä vastaavat hankkeet käytäntöön kaikilla hyvinvointialueilla.
Tärkeintä on tunnistaa ja tarjota ammattilaisille sellaiset kirjausmenetelmät, jossa optimoidaan ammattilaisten ajankäyttö, samalla säilyttäen korkea palvelun laatu ja kustannustehokkuus.
Tehokkain tapa järjestää potilas- ja asiakaskirjaaminen on hyödyntää ratkaisuja, jossa yhdistyvät tekoälyn ja puheentunnistuksen parhaat puolet, pitäen kuitenkin sihteeri mukana prosessissa, varmistamassa ja mahdollistamassa virheettömyys. Näin ammattilaiset voivat keskittyä täysin potilas- ja asiakastyöhön sen sijaan, että he käyttäisivät aikaansa tekstien oikolukemiseen ja tarkistamiseen sekä tietojen kirjaamiseen rakenteisesti potilas- ja asiakastietojärjestelmiin.
Nopein ja tehokkain tapa rakenteiseen kirjaamiseen
Uusimmista teknologiaratkaisuista ja kirjaamistyökaluista Diktamen+ Virtuaalikirjuri on kustannustehokkain ja ammattilaisten ajankäytön kannalta järkevin tapa tuottaa potilas- ja asiakaskirjaaminen.
Diktamen+ Virtuaalikirjurilla ammattilainen sanelee kirjattavat tiedot ja ohjeistaa mahdolliset oheis- ja jatkokirjaustehtävät tallentamalla puheellaan ne samaan äänitiedostoon, aivan kuten tavallisessa sanelussa. Kirjaukset on mahdollista tallentaa myös mobiilisovelluksella ajasta ja paikasta riippumatta, esimerkiksi osastokierroksella tai kotikäynnillä asiakkaan luona.
Diktamen+ Virtuaalikirjurin taustapuheentunnistus laatii äänitiedostosta käyntitekstin, jonka tarkistus ja rakenteinen kirjaaminen varmistetaan Diktamenin sihteerin toimesta, mutta tekoälyn tehostamana, jolloin valmiit asiakirjat saadaan kirjattua kohdejärjestelmään viivytyksettä ja kustannustehokkaasti. Näin ammattilaisen ei tarvitse käyttää arvokasta aikaansa puheentunnistuksen tai tekoälyn tekemien virheiden korjaamiseen tai tietojen kirjaamiseen rakenteisesti kohdejärjestelmään. Lopputuloksena syntyy virheetön ja rakenteisesti kirjattu asiakirja suoraan potilas- ja asiakastietojärjestelmään ammattilaisen valitseman kiireellisyysluokan mukaisesti – nopeimmillaan muutamassa minuutissa äänitiedoston tallennuksesta, eli potilas- ja asiakaskirjaukset valmistuvat tarvittaessa vastaaonottokäynnin aikana.
Asiakirjan valmistuttua, ammattilainen saa automaattisen ilmoituksen, että valmis kirjaus odottaa hyväksymistä. Näin ammattilaiset voivat keskittyä jatkuvasti ydintehtäviinsä – potilashoitoon ja asiakastyöhön, mikä parantaa työn tuottavuutta merkittävästi.
Diktamen+ Virtuaalikirjuri
Tehokas kirjaaminen vaatii ihmisen ja teknologian yhteistyötä
Vaikka tekoälypohjaiset kirjaamisratkaisut ja puheentunnistusjärjestelmät kehittyvät vauhdilla, ne eivät yksinään riitä vastaamaan rakenteisen kirjaamisen haasteisiin. Ratkaisujen avulla voidaan tehostaa kirjaamista, mutta ne eivät tuota virheettömiä kirjauksia.
Tekoälyn ja puheentunnistuksen tuottamat tekstit on aina tarkistettava huolellisesti, sillä tekoäly tuottaa aina virheitä ja saattaa pahimmillaan lisätä ylimääräisiä asioita potilas- tai asiakaskertomukseen. Lisäksi nykyisillä teknologioilla on rajalliset mahdollisuudet automatisoida potilas- ja asiakastietojen rakenteista kirjaamista niin, että tiedot siirtyisivät virheettömästi potilas- tai asiakastietojärjestelmän lukuisiin kenttiin ja lomakkeille.
Mikäli tekoälypohjaisia kirjaamisratkaisuja ei yhdistetä Diktamen+ Virtuaalikirjuriin tai vastaavaan koko kirjaamisprosessin kattavaan ratkaisuun, tekstien oikolukeminen, virheiden korjaus sekä hidas rakenteinen kirjaaminen jää ammattilaisen vastuulle, jolloin työn tuottavuus paradoksaalisesti laskee huomattavasti, vaikka tekoälyn oli tarkoitus tehostaa kirjaamistyötä.
Sama ongelma koskee perinteisiä puheentunnistusratkaisuja – vaikka puheen litterointi tekstiksi voi nopeuttaa tekstin tuottamista tietyissä tilanteissa, puheentunnistuksen tekemien virheiden tarkistus ja rakenteiset kirjaukset eri lomakkeille, kuten lausunnoille, lähetteille ja todistuksille jäävät puheentunnistusta käytettäessä ammattilaisen vastuulle, jolloin niin ikään työn tuottavuus paradoksaalisesti laskee.
Tekoälykehitys ilman suuria investointeja
Kokonaispalveluna hankittu Diktamen+ Virtuulikirjuri -ohjelmistoratkaisu tarjoaa hyvinvointialueille lisäksi merkittävän edun: hyvinvointialueen ei tarvitse investoida omaa henkilöstöään tai pääomia kustannuksiltaan korkeisiin teknologiakehitysprojekteihin, vaan kirjaamisratkaisun toimittaja vastaa tuotekehityksestä.
Diktamen+ Virtuaalikirjuri tarjoaa hyvinvointialueen käyttöön tehokkaan, säästöjä tuottavan ja tuottavuutta parantavan kirjaamisratkaisun, jonka avulla organisaatiot voivat hyödyntää tekoälyn mahdollisuuksia ilman taloudellista riskiä tai ylimääräistä työkuormaa.
Tutustu webinaariimme aiheesta täällä.
Lisätietoja Diktamenin ratkaisuista myynti@diktamen.com