Varhan sosiaalihuollossa vuonna 2024 toteutettu pilottihanke tarjoaa erinomaisen esimerkin siitä, kuinka oikeilla kirjausmenetelmillä voidaan vapauttaa merkittävästi aikaa asiakastyöhön, samalla parantaen kirjausten laatua ja henkilöstön tyytyväisyyttä.
Hankkeessa tutkittiin eri kirjaamismenetelmien vaikutusta sosiaalihuollon ammattilaisten ajankäyttöön. Tehokkaimmalla menetelmällä vapautettiin yli 50 % ammattilaisten kirjaamisen käyttämää työaikaa ja vapautunut aika käytettiin lähes poikkeuksetta asiakastyöhön.
Haasteena henkilöstön saatavuus ja kirjausten laatu
Varhassa oli merkittäviä haasteita henkilöstön saatavuuden kanssa, ja erityisesti lastensuojelussa oli paljon täyttämättömiä virkoja. Samaan aikaan johdossa tunnistettiin, että kirjaamiseen kului liikaa aikaa, mutta siitä huolimatta kirjausten laatu ei vastannut vaatimuksia.
”Näin, että tarjoamalla ammattilaisille parhaat työkalut voimme sekä lisätä työntekijöiden pitovoimaa että parantaa työpaikkojen houkuttelevuutta. Lisäksi voimme vapauttaa työaikaa siihen varsinaiseen asiakastyöhön, jota varten sosiaalihuollon ammattilaiset ovat töissä”
Sami Salmivirta, taloussosiaalityön päällikkö, Varha
Tiivistettynä:
- Tehokkaiden toimintamallien avulla kirjaamiseen kuluva aika voidaan vähentää jopa kolmannekseen.
- Varhan pilottihankkeessa testattiin kolmea eri kirjausmenetelmää ja seurattiin niiden vaikutusta ajankäyttöön ja työn tehokkuuteen.
- Tehokkain menetelmä vähensi kirjaamiseen kuluvaa aikaa lähes 60 % lähtötilanteeseen verrattuna.
- Vapautunut työaika hyödynnettiin lähes kokonaan suoraan asiakastyöhön.
- Tehokkain tapa järjestää kirjaaminen on hyödyntää ratkaisuja jossa yhdistyvät tekoäly, puheentunnistus ja sihteeriavusteinen rakenteinen kirjaaminen.
Pilottihankkeen rakenne
Pilotti toteutettiin kolmessa neljän viikon jaksossa. Ensin kartoitettiin kirjaamisen nykytila, eli kuinka paljon aikaa kirjaamiseen kului ilman mitään työkaluja. Toisessa vaiheessa käytössä oli Nuance Dragon -puheentunnistusratkaisu, joka litteroi ammattilaisen puheen automaattisesti tekstiksi.
Viimeisessä vaiheessa testattiin Diktamen-ratkaisua, jossa ammattilainen tekee kirjauksen äänitiedostona. Äänitiedostosta syntyy valmis rakenteisesti kirjattu asiakirja suoraan asiakastietojärjestelmään.
Pilottiin osallistuneet työntekijät tekivät kaikilla kolmella menetelmällä työajan seurantaa päivä-, viikko- ja kuukausitasolla. Lisäksi varmistettiin, että työajan seuranta sekä työkaluihin saadut koulutukset ja tukipalvelut olivat yhtenäiset kaikissa vaiheissa. Pilottiin osallistui työntekijöitä kaikista sosiaalipalveluiden tehtäväluokista; työikäisten-, vammais- ja lapsiperhepalveluista.
Tehokkaimmalla kirjausmenetelmällä vapautettavissa merkittävästi aikaa
Tulokset osoittivat, että ilma työkaluja, itse kirjoittaen, kirjaamiseen kului keskimäärin 33 tuntia kuukaudessa, eli lähes viikon työaika. Puheentunnistusratkaisulla kirjaamiseen käytetty aika väheni merkittävästi, keskimäärin 21 tuntiin kuukaudessa.
Parhaat tulokset saavutettiin Diktamen-ratkaisulla, jossa kirjaamiseen käytetty aika väheni edelleen 13,5 tuntiin kuukaudessa. Tätä voidaan jo pitää kohtuullisena aikana ja merkittävänä parannuksena lähtötilanteeseen.
Vapautunut työaika käytettiin asiakastyöhön
Työajan seurannan lisäksi jokaisen pilottijakson lopussa osallistujille tehtiin kyselytutkimus, jossa kartoitettiin heidän kokemuksiaan pilotoiduista ohjelmista. Yksi keskeisimmistä havainnoista oli, että vapautunut työaika käytettiin lähes poikkeuksetta asiakastyöhön.
”Meillä erityisen kiinnostavaa oli se, mihin kirjaamisesta vapautunut työaika käytettiin. Lähestulkoon kaikki vastaajat kertoivat, että vapautunut työaika käytettiin suoraan tai välilliseen asiakastyöhön”
Sami Salmivirta, taloussosiaalityön päällikkö, Varha
Tämä vahvisti odotukset siitä, että tarjoamalla tehokkaimmat kirjaamismenetelmät, voidaan suoraan ja välittömästi parantaa ammattilaisten tuottavuutta, henkilöstön tyytyväisyyttä sekä palvelun laatua.
Ratkaisu on jo olemassa – seuraava askel viedä se käytäntöön
Varhan kokemusten valossa voidaan todeta, että tutkitusti toimivia malleja tehostaa asiakaskirjaaminen on jo tarjolla – seuraava askel on viedä vastaavat hankkeet käytäntöön kaikilla hyvinvointialueilla.
Tärkeintä on tunnistaa ja tarjota ammattilaisille sellaiset kirjausmenetelmät, jossa optimoidaan ammattilaisten ajankäyttö, samalla säilyttäen korkea palvelun laatu ja kustannustehokkuus.
Tehokkain tapa järjestää niin potilas- kuin asiakaskirjaaminen on hyödyntää ratkaisuja, jossa yhdistyvät tekoälyn ja puheentunnistuksen parhaat puolet, pitäen kuitenkin sihteeri mukana prosessissa, varmistamassa ja mahdollistamassa virheettömyys. Näin ammattilaiset voivat keskittyä täysin potilas- ja asiakastyöhön sen sijaan, että he käyttäisivät aikaansa tekstien oikolukemiseen ja tarkistamiseen sekä tietojen kirjaamiseen rakenteisesti potilas- ja asiakastietojärjestelmiin.
Nopein ja tehokkain tapa rakenteiseen kirjaamiseen
Uusimmista teknologiaratkaisuista ja kirjaamistyökaluista Diktamen+ Virtuaalikirjuri on kustannustehokkain ja ammattilaisten ajankäytön kannalta järkevin tapa tuottaa potilas- ja asiakaskirjaaminen.
Diktamen+ Virtuaalikirjurilla ammattilainen sanelee kirjattavat tiedot ja ohjeistaa mahdolliset oheis- ja jatkokirjaustehtävät tallentamalla puheellaan ne samaan äänitiedostoon, aivan kuten tavallisessa sanelussa. Kirjaukset on mahdollista tallentaa myös mobiilisovelluksella ajasta ja paikasta riippumatta, esimerkiksi osastokierroksella tai kotikäynnillä asiakkaan luona.
Diktamen+ Virtuaalikirjurin taustapuheentunnistus laatii äänitiedostosta käyntitekstin, jonka tarkistus ja rakenteinen kirjaaminen varmistetaan Diktamenin sihteerin toimesta, mutta tekoälyn tehostamana, jolloin valmiit asiakirjat saadaan kirjattua kohdejärjestelmään viivytyksettä ja kustannustehokkaasti. Näin ammattilaisen ei tarvitse käyttää arvokasta aikaansa puheentunnistuksen tai tekoälyn tekemien virheiden korjaamiseen tai tietojen kirjaamiseen rakenteisesti kohdejärjestelmään. Lopputuloksena syntyy virheetön ja rakenteisesti kirjattu asiakirja suoraan potilas- ja asiakastietojärjestelmään ammattilaisen valitseman kiireellisyysluokan mukaisesti – nopeimmillaan muutamassa minuutissa äänitiedoston tallennuksesta, eli potilas- ja asiakaskirjaukset valmistuvat tarvittaessa vastaaonottokäynnin aikana.
Asiakirjan valmistuttua, ammattilainen saa automaattisen ilmoituksen, että valmis kirjaus odottaa hyväksymistä. Näin ammattilaiset voivat keskittyä jatkuvasti ydintehtäviinsä – potilashoitoon ja asiakastyöhön, mikä parantaa työn tuottavuutta merkittävästi.
Diktamen+ Virtuaalikirjuri
Tehokas kirjaaminen vaatii ihmisen ja teknologian yhteistyötä
Vaikka tekoälypohjaiset kirjaamisratkaisut ja puheentunnistusjärjestelmät kehittyvät vauhdilla, ne eivät yksinään riitä vastaamaan rakenteisen kirjaamisen haasteisiin. Ratkaisujen avulla voidaan tehostaa kirjaamista, mutta ne eivät tuota virheettömiä kirjauksia.
Tekoälyn ja puheentunnistuksen tuottamat tekstit on aina tarkistettava huolellisesti, sillä tekoäly tuottaa aina virheitä ja saattaa pahimmillaan lisätä ylimääräisiä asioita potilas- tai asiakaskertomukseen. Lisäksi nykyisillä teknologioilla on rajalliset mahdollisuudet automatisoida potilas- ja asiakastietojen rakenteista kirjaamista niin, että tiedot siirtyisivät virheettömästi potilas- tai asiakastietojärjestelmän lukuisiin kenttiin ja lomakkeille.
Mikäli tekoälypohjaisia kirjaamisratkaisuja ei yhdistetä Diktamen+ Virtuaalikirjuriin tai vastaavaan koko kirjaamisprosessin kattavaan ratkaisuun, tekstien oikolukeminen, virheiden korjaus sekä hidas rakenteinen kirjaaminen jää ammattilaisen vastuulle, jolloin työn tuottavuus paradoksaalisesti laskee huomattavasti, vaikka tekoälyn oli tarkoitus tehostaa kirjaamistyötä.
Sama ongelma koskee perinteisiä puheentunnistusratkaisuja – vaikka puheen litterointi tekstiksi voi nopeuttaa tekstin tuottamista tietyissä tilanteissa, puheentunnistuksen tekemien virheiden tarkistus ja rakenteiset kirjaukset eri lomakkeille, kuten lausunnoille, lähetteille ja todistuksille jäävät puheentunnistusta käytettäessä ammattilaisen vastuulle, jolloin niin ikään työn tuottavuus paradoksaalisesti laskee.
Tekoälykehitys ilman suuria investointeja
Kokonaispalveluna hankittu Diktamen+ Virtuulikirjuri -ohjelmistoratkaisu tarjoaa hyvinvointialueille lisäksi merkittävän edun: hyvinvointialueen ei tarvitse investoida omaa henkilöstöään tai pääomia kustannuksiltaan korkeisiin teknologiakehitysprojekteihin, vaan kirjaamisratkaisun toimittaja vastaa tuotekehityksestä.
Diktamen+ Virtuaalikirjuri tarjoaa hyvinvointialueen käyttöön tehokkaan, säästöjä tuottavan ja tuottavuutta parantavan kirjaamisratkaisun, jonka avulla organisaatiot voivat hyödyntää tekoälyn mahdollisuuksia ilman taloudellista riskiä tai ylimääräistä työkuormaa.
Tutustu webinaariimme aiheesta täällä.
Lisätietoja Diktamenin ratkaisuista myynti@diktamen.com