Potilaskirjaustyön haasteet hyvinvointialueilla
Potilas- ja asiakaskirjaaminen on suuri pullonkaula hyvinvointialueilla, sillä se sitoo merkittävästi ammattilaisten aikaa ja aiheuttaa mittavia kustannuksia. Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) on hiljattain arvioinut, että sote-alan ammattilaisten työajasta noin 25–30 prosenttia kuluu kirjaustyöhön. Koko Suomen mittakaavassa vuosikustannusten arvioidaan nousevan miljardiluokkaan.*
Suurin yksittäinen tekijä on rakenteisen kirjaamisen tiukat vaatimukset. Vaatimukset eivät ole poistumassa, vaan päinvastoin, ne tiukentuvat jatkuvasti. Rakenteisella kirjaamisella varmistetaan tiedon yhdenmukaisuus sekä helpotetaan tiedon analysointia ja raportointia. Se myös nopeuttaa tiedon hakua ja vähentää potilasturvallisuuden riskejä, esimerkiksi allergioiden ja lääkitysohjeiden osalta.
Miten kirjaamisen tehokkuutta voidaan parantaa?
Kun itse kirjaamisen vaatimukset kasvavat, helpotusta ongelmaan voidaan etsiä uusista teknologioista ja toiminnan tehostamisesta. Diktamen on yli 15 vuoden ajan työskennellyt sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaustyön tehostamiseksi ja teemme jatkuvaa yhteistyötä 15 hyvinvointialueen kanssa. Tämän kokemuksen myötä meillä on ainutlaatuinen mahdollisuus seurata ja mitata kirjausmenetelmien kehittymistä ja tuloksia pitkäjänteisesti. Olemme myös itse sitoutuneet tulevaisuuden ratkaisujen kehittämiseen ja tutkimme jatkuvasti uusia teknologioita, joiden avulla työtä voi tehostaa. Tämän kokemuksen pohjalta jaamme näkemyksemme siitä, miten kirjaustyö voidaan järjestää mahdollisimman kustannustehokkaasti sekä mitä haasteita ja mahdollisuuksia tekoäly ja uudet teknologiat tuovat mukanaan.
Lyhyesti
- Sote-alan ammattilaisten työajasta 25–30 % kuluu potilaskirjaustyöhön.
- Rakenteinen kirjaaminen takaa tiedon yhdenmukaisuuden, mutta kirjausvaatimukset lisäävät kuormitusta.
- Puheentunnistus ja uudet teknologiat vähentävät manuaalista työtä yksinkertaisissa potilaskirjauksissa, erityisesti perusterveydenhuollossa.
- Nykyteknologiat eivät taivu erikoissairaanhoidon monimutkaisiin ja rakenteisiin kirjauksiin; sanelu on tällöin tehokkain menetelmä.
- Tehokkuus saavutetaan, kun ammattilaisille annetaan parhaat työkalut ja vapaus valita sopivin menetelmä.
- Yksikään menetelmä ei ratkaise kaikkia kirjaustyön haasteita; tehokkain tapa on yhdistää teknologian hyödyt ja ihminen.
Tekoälyn ja uusien teknologioiden mahdollisuudet
Tekoälyyn perustuvat puheentunnistus- ja kirjaamisteknologiat kehittyvät nopeasti ja niiden odotetaan merkittävästi helpottavan kirjaustyötä tulevaisuudessa vapauttaen sote-ammattilaisten aikaa varsinaiseen potilastyöhön. Uusien teknologioiden on todettu vähentävän manuaalista työtä erityisesti yksinkertaisissa potilaskirjauksissa, esimerkiksi perusterveydenhuollossa ja yksityisellä sektorilla.
Äänen ja puheentunnistuksen hyödyntäminen ei ole uusi ilmiö terveydenhuollossa, vaan erilaisia ratkaisuja on ollut käytössä jo yli vuosikymmenen. Suuret kielimallit avaavat kuitenkin uusia käyttötarkoituksia ja mahdollisuuksia. Useat sote-alan toimijat testaavat tällä hetkellä muun muassa tekoälypohjaisia ”puheesta kirjaukseksi” -ratkaisuja, jotka tunnistavat vapaamuotoisen puheen ja tuottavat siitä valmiin kirjauksen, jonka ammattilainen voi hyväksyä tai muokata tarpeen mukaan. Pilotoinneista on saatu positiivisia tuloksia, ja näiden sekä muiden uusien teknologioiden ennustetaan nopeuttavan ja tehostavan kirjaustyötä yksinkertaisissa kirjaustöissä tulevaisuudessa.
Vaikka uusissa ratkaisuissa tekoäly hoitaa suurimman osan tekstin tuottamisesta, ihmisen rooli on edelleen keskeinen. Ammattilainen on juridisesti vastuussa kaikesta dokumentaatiosta, joten tietoa ei voi tallentaa huolimattomasti tai puutteellisesti – lopullinen kirjaus vaatii aina käyttäjän varmistuksen ja vahvistuksen siitä, että tiedot ovat oikein. Parhaimmillaan tekoälyn voikin sanoa toimivan ”tukiälynä”, joka nopeuttaa ja helpottaa prosessia ammattilaiselle; tekoäly ja terveydenhuollon ammattilainen yhdessä tarvitaan luotettavan lopputuloksen aikaansaamiseen.
Sanelu tehokkain kirjausmenetelmä rakenteiseen kirjaamiseen
Suurin osa, noin 85 prosenttia potilasdokumenteista tuotetaan erikoissairaanhoidossa, jossa kirjaukset ovat hyvin rakenteisia ja monimutkaisia. Vaikka nykyteknologiat helpottavat perusterveydenhuollon yksinkertaisten kirjausten tekemistä, näihin monimutkaisiin ja rakenteisiin kirjauksiin uudet menetelmät eivät vielä taivu.
Rakenteinen kirjaaminen kattaa kaiken sen tiedon tallentamisen, joka ei sisälly vapaamuotoiseen tulosyyn, tilannekuvauksen ja hoitosuunnitelman sisältävään yksinkertaiseen käyntitekstiin. Jokaiselle tutkimustulokselle, diagnoosille, selitteelle, lukuarvolle tai muulle mittausarvolle on oma paikka potilastietojärjestelmässä, ja tiedot on kirjattava täsmällisesti oikeaan kohtaan oikeassa näkymässä tai tietyllä lomakkeella. Nykyisillä teknologioilla ei ole mahdollista integroida tiedon kirjaamisen apujärjestelmiä niin, että tiedot siirtyisivät automaattisesti oikeisiin kohtiin rakenteisessa potilastietojärjestelmässä.
Tästä johtuen sanelu tarjoaa rakenteisiin kirjauksiin selkeän ratkaisun. Lääkäri voi sanelun avulla kertoa tiedot nopeasti ja siirtää tekstinkäsittelyn sihteerille: tämä vie keskimäärin vain viisi minuuttia lääkärin aikaa. Sanelun perusteella ja uusimman teknologian avustuksella, sihteeri hoitaa rakenteiset kirjaukset luotettavasti potilastietojärjestelmään. Koska sanelu on edelleen ylivoimaisesti tehokkain ja luotettavin menetelmä rakenteisin kirjauksiin, yli 80 prosenttia kaikista potilaskirjauksista tehdään sanelun avulla.
Antamalla ammattilaiselle vapaus valita saadaan todistetusti parhaat tulokset ja tyytyväisimmät loppukäyttäjät
Tutkimuksemme mukaan suuri osa ammattilaisista on ”hybridikäyttäjiä”, joiden kirjaustehtävissä on paljon vaihtelua ja he käyttävät tapauskohtaisesti eri menetelmiä. Yksinkertaiset kirjaukset kirjoitetaan itse tai tehdään puheentunnistuksella, kun taas rakenteiset kirjaukset ovat nopeinta ja kustannustehokkainta hoitaa sanelulla.
Kärjistetysti voidaan sanoa, että erikoissairaanhoidossa sanelu on lähes aina paras ratkaisu, erityisesti monimutkaisissa kirjauksissa. Radiologiassa ja patologiassa puheentunnistusta on käytetty jo pitkään ensisijaisena kirjaamismenetelmänä, mutta näiden nk. suppeiden erikoisalojen ulkopuolella puheentunnistuksen käyttöaste on edelleen vain noin 10 prosenttia. Lyhyet ja yksinkertaiset kirjaukset muun muassa perusterveydenhuollossa on usein lääkäreille nopein ja helpoin tehdä itse. Oleellista on, että ammattilaisille annetaan käyttöön parhaat työkalut ja vapaus valita niistä kuhunkin tilanteeseen sopivin. Silloin saadaan todistetusti parhaat tulokset aikaiseksi – ja tyytyväisimmät loppukäyttäjät.
Uusista teknologioista innostuneena osa sotealan toimijoista on pyrkinyt korvaamaan sanelun puheentunnistuksella myös erikoissairaanhoidossa. Vaikka nykyiset kielimallit ovat kehittyneet, kokonaan sanelusta luopuminen ei ole lisännyt puheentunnistuksen käyttöä merkittävästi. Tämä on jopa lisännyt lääkärien työmäärää, sillä puheentunnistus voi olla monille hitaampi tapa kirjata tietoja kuin näppäimistöllä kirjoittaminen ja hiirellä navigointi rakenteisessa potilastietojärjestelmässä. Erikoissairaanhoidon lääkäriammattilaisilta saadun palautteen perusteella sanelusta luopuminen voisi lisätä itse kirjaamisen määrää jopa 70 prosentilla.
Kustannustehokkuus Diktamen-kokonaisratkaisulla
Diktamen-kokonaisratkaisu tarjoaa ammattilaisille uusimmat ja tehokkaimmat työvälineet sekä vapauden valita kuhunkin tilanteeseen parhaiten sopiva kirjaustapa; kokonaisratkaisussa tekstinkäsittely hankitaan kokonaan ostopalveluna ja tehostetaan sanelunhallintajärjestelmän avulla, jolloin ammattilaisille on tarjolla edullisin menetelmä rakenteiseen kirjaamiseen. Diktamen kokonaisratkaisun rinnalla tai osana ratkaisua ammattilaisille voidaan tarjota myös puheentunnistus vaihtoehdoksi määrämuotoiseen ja vähemmän rakenteiseen kirjaamiseen.
Ratkaisu tutkitusti optimoi hyvinvointialueiden ammattilaisten kirjaustyöhön käytetyn ajan, parantaa potilas- ja asiakashoidon laatua ja luo samalla merkittäviä, jatkuvia säästöjä. Ratkaisusta voidaan ottaa käyttöön juuri ne moduulit, joita organisaatio kulloinkin tarvitsee. Jos organisaatiolla on jo käytössä puheentunnistusratkaisu, sitä voidaan käyttää saumattomasti Diktamenin rinnalla, mikä takaa ammattilaisille mahdollisimman yhtenäisen käyttökokemuksen sanelun ja puheentunnistuksen välillä.
Diktamenin ratkaisu on suunniteltu joustavaksi ja mukautuvaksi, jotta se vastaa muuttuvaan teknologiaan ja kirjaustarpeisiin. Kokonaisratkaisu mahdollistaa kustannusten skaalautumisen välittömästi teknologian kehittyessä ilman tarvetta oman henkilöstön vähentämiseen.
Tulevaisuuden näkymät potilaskirjausyössä
Vaikka teknologia kehittyy jatkuvasti, mikään yksittäinen menetelmä ei vielä ole ratkaissut kaikkia kirjaustyön haasteita. Tekoäly ja muut uudet teknologiat lupaavat paljon, mutta ihmisen asiantuntijuus ja harkintakyky ovat edelleen korvaamattomia. Näkemyksemme mukaan tehokkain tapa organisoida kirjaustyö on ottaa hyödyt irti tekoälystä ja teknologiasta ja antaa ihmisen tehdä se, missä hän on edelleen nopein ja kustannustehokkain. Tämä takaa parhaan mahdollisen tuottavuuden ammattilaisille koko potilashoidon ketjussa sekä mahdollisimman alhaisen kustannustason.
Kysy lisätietoja Diktamenin tekstinkäsittelyn kokonaisratkaisusta: myynti@diktamen.com.
*Lähde: Sosiaali- ja terveysministeriö 30.9.2024
Lue lisää aiheesta:
Kustannussäästöjen ulosmittaus hyvinvointialueiden kirjaustyöstä