Tekstinkäsittelyn kokonaispalvelu on Kymenlaaksossa sujuvoittanut potilashoitoa, parantanut tuottavuutta, vähentänyt työntekijöiden stressiä sekä helpottanut rekrytointeja – ja samalla sanelunpurun kustannuksissa säästetään liki kolmasosa.
Kymenlaakson hyvinvointialue ratkaisi potilasdokumentoinnin Diktamenin kokonaispalvelulla
Kymenlaaksossa päätettiin hankkia Diktamenin kokonaispalvelu kolme vuotta sitten sanelunpurku- ja tekstinkäsittelytoiminnan haasteiden ratkaisemiseksi. Nordic Health Groupin tuoreen tutkimuksen mukaan tulokset ovat olleet erinomaisia.
Tutkimustulosten yhteenveto
Diktamenin kokonaispalvelu Kymenlaaksossa
- Laatu
Sanelunpurun toimitusvarmuus on nyt 96-100%
kun aiemmin se vaihteli 49% ja 94% välillä
– parannukset nähtiin heti hoitotyössä
mm. lähetteiden ja potilassiirtojen nopeutumisena.
- Kustannukset
Sanelunpurku- ja tekstinkäsittelytyön ostopalvelu
tulee vuositasolla n. 600 000€ omaa työtä edullisemmaksi,
mikä tarkoittaa 32% säästöjä.
- Henkilöstö
Työntekijöiden tyytyväisyys on parantunut:
työn hektisyys ja stressaavuus väheni,
kun sanelunpurun vastuu siirrettiin Diktamenille.
- Rekrytointi
Palvelusihteereiden rekrytointi helpottui, mikä auttaa hyvinvointialuetta henkilöstövajeen paikkaamisessa.
Sanelunpurun haasteet olivat potilastyön pullonkaula
Ennen Diktamen-yhteistyön aloittamista Kymenlaaksossa potilasdokumentointi tuotti sekä johdolle että työntekijöille jatkuvaa stressiä: omana työnä tehdyn sanelunpurun toimitusvarmuus vaihteli ~49% ja 94% välillä, eli saneluita ei ehditty luotettavasti purkamaan tavoiteajoissa.
Jos tietoa aiemmista hoitotapahtumasta ei löydy potilastietojärjestelmästä seuraavaa aloittaessa, potilaan hoitoketju ei etene.
Diktamenin kokonaispalvelu ratkaisi laatuongelmat: tutkimuksen mukaan 96-100% saneluista puretaan tavoiteajassa.
Potilas- ja hoitotyö on tämän myötä sujuvoitunut huomattavasti. Haastateltu hoitotyön esihenkilö kertoo arjen virtaavan paremmin: ”Nyt kun tekstit tulevat nopeammalla tahdilla, palvelusihteerien on helpompi toteuttaa lääkärin määräyksiä reaaliaikaisesti, eikä niitä tarvitse enää siirtää.”
Kaikkia positiivisia vaikutuksia on vaikeaa arvioida kvantitatiivisesti, mutta yhtä lukuunottamatta kaikki tutkimuksessa haastatellut mainitsivat potilas- ja hoitotyön sujuvoituneen.
Konkreettisesti tämä on näkynyt muun muassa siinä, että Diktamenin kokonaispalvelun hankinnan jälkeen lähetteet ja potilassiirrot on voitu toteuttaa aiempaa nopeammin, joka on todennäköisesti parantanut hoidon laatua ja laskenut kustannuksia merkittävällä tavalla.
Päivystyksen sihteeri teroittaa, että tämä on nopeamman sanelunpurun ansiota: “[Ilman Diktamenia] hoito viivästyy, kun emme ehdi itse kirjaamaan niin nopeasti.”
Sanelunpurun tavoiteajoissa pysyminen on kriittinen metriikka hoitoketjun tehokkuutta kehitettäessä. “Potilasdokumentoinnin sujuvuus on aivan keskeinen tekijä potilashoidon nopeuden ja potilasturvallisuuden kannalta. Hoitohenkilökunta tarvitsee aina ajantasaisen tiedon potilaan tilanteesta – jos esimerkiksi lääkäreiden työaikaa joudutaan käyttämään toisten perään soittelemiseen, niin niukkoja resursseja tuhlataan hirvittävästi ympäri organisaatiota,” Diktamenin toimitusjohtaja Olavi Valkama taustoittaa.
”Nyt kun tekstit tulevat nopeammalla tahdilla,
Hoitotyön esihenkilö
palvelusihteerien on helpompi toteuttaa lääkärin määräyksiä reaaliaikaisesti,
eikä niitä tarvitse enää siirtää.”
Diktamenin kokonaispalvelun hankinta tuottaa Kymenlaaksolle paitsi parempaa laatua, myös 32% kustannussäästöt vuosittain
Nordic Health Groupin tutkimuksen mukaan kokonaispalvelun hankinnan tulokset olivat kirkkaasti positiivisia, vaikkei hoidollisia kerrannaisvaikutuksia otettaisi huomioon lainkaan.
Kymenlaaksolle sanelunpurun hankinta ostopalveluna nimittäin tuottaa n. 600.000€ kustannussäästöt vuosittain, joka vastaa 32% omana työnä tehdyn sanelunpurun palkkakustannuksista ennen kokonaispalvelun hankintaa.
Kokonaispalvelun hankinta tuotti Kymenlaakson hyvinvointialueelle merkittäviä kustannussäästöjä, mutta säästöjä ei tehty laadun kustannuksella.
Päinvastoin, Diktamenin ammattitaito kerää kehuja mm. päivystyksen sihteeriltä: ”Diktamenin sanelunpurkajilla on tosi hyvä tietotaito ja he tekevät nopeammin kuin me.”
Olavi Valkama kertoo tämän olevan mahdollista, koska sanelunpurku on Diktamenin ydintekemistä ja siihen panostetaan täysillä.
“Meidän organisaatiomme on rakennettu tekstinkäsittelijöiden ympärille: nämä ammattilaiset ovat kriittinen osa Suomen sote-järjestelmää ja he ansaitsevat parhaat mahdolliset työvälineet ja olosuhteet. Teemme kaikkemme heidän arvokkaan työn mahdollistamiseksi ja nämä panostukset ovat kantaneet hedelmää.”
Kustannussäästöt yhteensä ~0,6M€ / v (-32%)
- Epäsuorat kustannussäästöt: ~0,5 M€ / v. (-28%)
Mikäli Kymsote olisi omana työnä saattanut sanelunpurun toimitusajat omiin tavoiteaikoihinsa, tämä olisi lisännyt kustannuksia noin 0,5M€:lla vuodessa, mikä vastaa noin 28%:a vuoden 2019 sanelunpurun palkkakustannuksista.
Diktamenin myötä tavoiteaikoihin päästiin ilman lisäpanostuksia. - Suorat kustannussäästöt: ~0,1 M€ / v. (-4%)
Kymsote saavutti 2 HTV:n suoran kustannussäästön esihenkilöresursseissa, kun sanelunpurun kokonaispalvelu siirtyi Diktamenille.
Säästö vastaa noin 0,1M euroa vuodessa, mikä on noin 4% vuoden 2019 sanelunpurun palkkakustannuksista.
Lääkäreiden ja hoitajien työtaakkaa on kevennetty sanelunpurulta vapautuneella työajalla
Kymenlaakson sihteerit ovat pystyneet keskittymään ydintehtäviinsä, eli potilas- ja hoitotyön tukemiseen, kun sanelunpurkutehtävät siirtyivät Diktamenille. NHG:n tutkimus kertoo, että ennen sanelunpurkutyöhön osallistui jatkuvasti keskimäärin 75 työntekijää ja sen johtamiseen tarvittiin kaksi esihenkilöä.
”Käytännössä sihteerien työaikaa on vapautunut palvelutuotantoon ja asiakaspalvelutyöhön sekä lääkärien avustamiseen. Puhutaan useista tunneista päivässä,” hoitotyön esihenkilö kuvailee.
Diktamenin toimitusjohtaja Valkaman mukaan nämä tutkimustulokset tukevat sitä intuitiivista ymmärrystä, joka hyvinvointialueilla on aiheesta muodostunut:
“Hoitohenkilökunnalta voidaan siirtää hallinnollisia ja asiakaspalvelutehtäviä sihteereille, mikä on tunnistettu keskeiseksi työkaluksi henkilöstöpulan ratkaisemisessa paitsi Kymenlaaksossa, myös muilla hyvinvointialueilla.”
Hallitusohjelmassa on linjattu, että hyvinvointialueiden on tehostettava toimintaansa tehtävien uudelleenjärjestelyllä: ammattilaisten pitää saada keskittyä ydintehtäviinsä. Tämä on kuitenkin mahdollista vain, jos päteviä sihteereitä on saatavilla.
Sihteerien rekrytointi on helpottunut, sillä hyvin harva hakija pystyy tekemään sanelunpurkua
Ennen Diktamenin kokonaispalvelun hankintaa sihteereiden rekrytointi oli kuitenkin haastavaa, sillä heiltä piti vaatia osaamista myös sanelunpurkutyöhön.
Aiemmin saneluista palvelupäällikkönä vastannut hoitotyön esihenkilö kertoo, että tämä oli suuri haaste. ”Ennen tuli sata hakemusta ja yhden käden sormilla oli laskettavissa sanelunpurkuosaaminen.”
Nyt lääkäreiden ja hoitajien työaikaa voidaan vapauttaa hoitotyöhön entistä enemmän, koska heidän hallinnollisia ja asiakaspalvelutehtäviä hoitamaan on helpompaa rekrytoida päteviä sihteereitä.
Kiinnostus työhön on kasvanut, kun raskaat sanelunpurkutehtävät eivät enää kuulu toimenkuvaan. ”Sihteerin työ on ollut kiinnostavampaa yleisellä tasolla. Vain kaksi parista sadasta rekrytoitavasta on maininnut sanelunpurkamisen,” vastaa Kymenlaakson palveluesimies.
Kymenlaakson työntekijät ovat tyytyväisempiä ja stressi on vähentynyt
Kokonaispalvelun hankinnan ansiosta sanelunpurkutyö ei enää kuormita Kymenlaakson organisaatiota.
Hyvinvointialueen johdon ei enää tarvitse resursoida ja hallita sanelunpurkutyötä, hoitohenkilökunnan ei tarvitse huolehtia puuttuvista potilasdokumenteista, eikä sihteereiden tarvitse enää pirstaloida työpäiviään sanelunpurkutehtävillä.
Henkilökunnan haastatteluissa Diktamenin palvelun kerrottiin lisänneen työtyytyväisyyttä ja hyvinvointia, koska hektisyys ja työpaine on helpottanut.
”Ei ole enää työpainetta, kun kuormaa ei pääse kertymään. Ei tarvitse enää hoputtaa ketään, kun tiedän, että palvelu on pyydetty ja se saadaan eikä tarvitse itse tehdä mitään välissä,” hoitotyön esihenkilö tiivistää kokemuksiaan.
Saneluiden tekeminen koettiin myös vaivalloiseksi sekä fyysisesti kuormittavaksi. Lisäksi luottamus Diktamenin palvelun laatuun vähensi suoraan työstä aiheutunutta stressiä.
”[Merkittävin hyöty on mielestäni] luottamus palveluun. Vaikka olen kiireinen, niin tiedän että teksti tulee ja asia saadaan hoidettua eteenpäin,” päivystyksen sihteeri linjaa.
”Sihteerien työaikaa on vapautunut palvelutuotantoon
Hoitotyön esihenkilö
ja asiakaspalvelutyöhön sekä lääkärien avustamiseen.
Puhutaan useista tunneista päivässä”
Muutos Kymenlaaksossa on ollut merkittävä:
hoidon laatu paranee ja työn kuormittavuus vähenee,
kun ammattilaiset voivat luottaa Diktamenin palveluun ja keskittyä ydintehtäviinsä.
Nordic Healthcare Group (NHG) on laatinut tässä artikkelissa käsitellyn selvityksen 08-09/2023 aikana
Nordic Health Group teki tutkimuksen Kymenlaakson hyvinvointialueelle toimitetun sanelunpurun kokonaispalvelun hyödyistä ja vaikutuksista.
Lähteet ja tutkimusmetodologia
- Raportissa esitetyt arviot ja ennusteet perustuvat julkisiin lähteisiin, Kymenlaakson hyvinvointialueen työntekijöiden kvalitatiivisiin haastatteluihin, sekä Diktamen Oy:ltä saatuihin materiaaleihin.
- Kymenlaakson hyvinvointialueen työntekijöistä haastateltiin lääkäriä, hoitotyön esihenkilöä, palveluesimiestä, kahta päivystyksen sihteeriä sekä yhtä sihteeriä
- Kaikilla sihteereillä sekä palveluesimiehellä oli kokemusta sanelunpurun tekemisestä.
- Hoitotyön esihenkilö oli vastannut saneluista palvelupäällikkönä.
- Lääkärin näkökulma oli sanelujen tekeminen.
- Diktamenin sanelunhallintajärjestelmästä kerättiin kvantitatiivista dataa
- Sanelunpurun määrät prioriteettiluokissa sekä niiden toimitusvarmuusprosentit
- Sanelunpurkuun käytetty työaika henkilötasolla päivätarkkuudella
- Datapisteinä on toimitettu maalis- ja elokuun tiedot vuosilta 2019-2023
- Lisäksi lähteenä käytetty mm. JYTY:n raporttia, joka nosti esiin sanelunpurun kokonaispalvelun hyötyjä
Meidän organisaatiomme on rakennettu tekstinkäsittelijöiden ympärille: nämä ammattilaiset ovat kriittinen osa Suomen sote-järjestelmää ja he ansaitsevat parhaat mahdolliset työvälineet ja olosuhteet.
Olavi Valkama
toimitusjohtaja
Diktamen Oy
Kysy lisätietoja Diktamenin tekstinkäsittelyn kokonaispalvelusta:
myynti@diktamen.com