Hyvinvointialueilla tietohallinnolla on edessään sosiaali- ja terveydenhuollon pirstaleisen järjestelmäkentän yhtenäistäminen. Diktamenilla on valmis ratkaisu, jonka ansiosta tekninen ympäristö toimii potilas- ja asiakasdokumentoinnin osalta mahdollistajana sujuvampaan arkeen.
Toiminnan tehostaminen tuo kustannussäästöjä
Potilas- ja asiakasdokumentointi on ammattilaisten aikaa vievä ja siten huomattavia kustannuksia aiheuttava prosessi hyvinvointialueilla. Hyvinvointialueiden kannattaa ohjata ammattilaisten resurssit ydintehtävien hoitoon. Diktamen-kokonaispalvelu auttaa tehtävien selkeyttämistä samalla kun kustannuksia pystytään laskemaan.
“Meillä on hyvinvointialueille valmis ratkaisu, jolla potilas- ja asiakasdokumentoinnin kustannukset laskevat ja ammattilaisten työaikaa vapautetaan heidän ydintehtäviinsä.”, Diktamenin toimitusjohtaja Olavi Valkama kuvaa.
Tietojärjestelmien haasteet eivät ole vieraita sosiaali- ja terveydenhuollossa. Ylimääräinen navigointi tietojärjestelmissä vie aikaa potilas- ja asiakastyöstä. Pahimmillaan huono käytettävyys voi johtaa inhimillisten virheiden lisääntymiseen ja asiakkaan oikeusturvan tai potilasturvallisuuden vaarantumiseen.
“Me tietohallinnossa haluamme tarjota parhaat menetelmät ja työkalut ammattilaisille, jotta heidän aikansa saadaan optimoitua siihen korvaamattomaan asiakas- ja potilastyöhön. Onhan se hullua, jos lääkärin aika menee potilaan hoidon sijaan tietojärjestelmässä navigointiin.”, pohtii Lapin sairaanhoitopiirin tietohallintojohtaja Vesa-Matti Tolonen.
Järjestelmien moninaisuus
Järkevän henkilöresurssien suunnittelun ohella hyvinvointialueilla on edessä pirstaleisen järjestelmäympäristön yhtenäistäminen. Hyvinvointialueiden aloittaessa 1.1.2023 tietojärjestelmät, joilla potilas- ja asiakasdokumentointia tehdään, ovat epäyhtenäisiä hyvinvointialueen toimintayksiköissä.
“Tietohallinnolla on paljon työtä asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhdistämisessä. Tilanteen selvittämiseksi on käytetty rahaa, ja suunnittelua tehdään kovalla intensiteetillä. Järjestelmät pitää saada keskustelemaan keskenään ja samalla varmistaa muiden sähköisten palvelujen toimivuus, kuten Kanta-yhteensopivuus.”, kommentoi Tolonen.
Potilas- ja asiakasdokumentoinnissa käytetään laajasti sanelua ja sanelunpurkua, jotka on toteutettu toimintayksiköissä hajallaan erillisillä tietojärjestelmillä. Tällöin sanelunpurkutoiminnan keskittäminen ja sanelunpurkajien tehokas hyödyntäminen hyvinvointialueen kaikissa yksiköissä on mahdotonta.
“Diktamen-sanelunhallintajärjestelmä yhdistää eri potilastietojärjestelmät sanelujen osalta. Sanelunpurku voidaan saattaa aikatauluun koko hyvinvointialueella nykyisissäkin ympäristöissä. Paras vaikuttavuus saadaan kuitenkin sillä, että kaikki järjestelmät keskustelevat keskenään.”, Tolonen kertoo.
Sanelunhallintajärjestelmä mahdollistaa tiedolla johtamisen
Diktamen-sanelunhallintajärjestelmä mahdollistaa tehokkaan potilas- ja asiakasdokumentoinnin toteuttamisen hyvinvointialueilla. Järjestelmä mahdollistaa sanelunpurun toiminnanohjauksen keskitetysti kaikkiin potilastietojärjestelmiin ja sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmiin.
“Kehitämme ratkaisuja yhdessä ensi vuonna toimintansa aloittavien hyvinvointialueiden kanssa. Tarvitaan toiminnanohjaus sanelunpurkuun ja potilas- sekä asiakasdokumentointiin. Siihen tarpeeseen vastaa Diktamen-sanelunhallintajärjestelmä.”, kertoo Valkama.
Sanelunhallintajärjestelmä on osa Diktamen-kokonaispalvelua, jolla varmistetaan, että sanelunpurku toimii ajallaan ja laadukkaasti samalla kun tuottavuus paranee ja kustannukset laskevat. Järjestelmä mahdollistaa tiedolla johtamisen ja ostopalvelun hyödyntämisen sekä sanelunpurun toiminnanohjauksen keskitetysti kaikkiin potilastietojärjestelmiin ja sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmiin.
Lapissa potilasdokumentointia on tehostettu ennakoiden. Sanelunhallintajärjestelmä tuottaa tietoa johtamisen tueksi ja mahdollistaa mitattuihin tuloksiin perustuvan toiminnan kehittämisen:
“Sanelunhallintajärjestelmä palvelee tiedolla johtamista. Sen avulla voidaan vertailla eri yksiköitä ja jalkauttaa kuhunkin parhaiten sopivia ratkaisuja perustuen mitattuun tietoon.”, tietohallintojohtaja Tolonen kuvaa.
Sanelunhallintajärjestelmän avulla löydetään myös sanelunpurun tehostamiskeinot ja puheentunnistuksen järkevät käyttökohteet.
“On olemassa erilaisia dokumentaatiotarpeita: esimerkiksi radiologiassa prosessi on suoraviivainen, jolloin puheentunnistus toimii hyvin. Joissain tapauksissa on kätevämpi sanella ja siirtää sanelunpurku oheistehtävineen tekstinkäsittelijälle. Pyrimme etsimään kohteita käyttötavan mukaan ja löytämään jokaiselle toimivan ratkaisun oli se sanelu, edusta- tai taustapuheentunnistus. Diktamen-sanelunhallintajärjestelmä tukee näitä kaikkia eri tapoja.”, Tolonen kuvaa.
Työkalut joka tarpeeseen
Tietohallinto on mahdollistaja eli sen tehtävä on tarjota arkea helpottavat työvälineet ja parhaat menetelmät ammattilaisille. Diktamen-kokonaispalvelu tarjoaa myös oikeat työvälineet oikeisiin käyttökohteisiin. Ammattilainen saa itse valita omalle työlleen parhaan kokonaisuuden.
“Kun toimintaa suunnitellaan ja eletään jatkuvassa muutoksessa, meidän tehtävä on selvittää, miten voimme palvella ja tehostaa toimintaa yksiköissä. Kuuntelemme ammattilaisia, kirjaamme ideoita ylös ja selvitämme mitattavia hyötyjä, joiden pohjalta suunnittelemme toimintaa pitkällä tähtäimellä. Tarvitaan vaikuttavimpia tapoja kehittää toimintaa – siksi tarvitaan lukuja.”, Tolonen kuvaa ja jatkaa:
“Esimerkiksi ajattelimme, että edustatunnistus sopii kaikkeen mutta enemmänkin tukea saatiin taustatunnistuksesta, jolloin prosessi säilyy sanelijalle kohtuullisen samana mutta taustatunnistus tehostaa sanelun purkuun liittyvää työtä. Monille lääkäreille tuntuu toimivan se, että he sanelevat ja joku muu purkaa tekstin.”
Puheentunnistus helpottaa työvoimapulaa osana kokonaisuutta
Puheentunnistus on osa kokonaisuutta, jolla voidaan vastata resurssihaasteisiin. On selvää, että teknologian kehittyessä hyvinvointialueet tarvitsevat myös puheentunnistusratkaisun, joka tukee erilaisten käyttökohteiden ja erikoisalojen tarpeita. Valkama painottaa, että jokaiseen työtehtävään tulee olla paras menetelmä ja työkalu käytössä, jotta potilas- ja asiakasdokumentointi on sujuvaa:
“Automaattinen puheentunnistus, joka muuttaa puheen suoraan tekstiksi näytölle, sopii rajalliseen määrään käyttökohteita terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa. Sen vuoksi myös puheentunnistusohjelmiston hankinta on järkevää, jotta jokaiselle ammattilaiselle on parhaat työkalut käytössä kussakin käyttökohteessa. Kokemusten mukaan valinnanvapaus käyttääkö digisanelua vai puheentunnistusta on tärkeä säilyttää; potilastapaukset ovat erilaisia myös kirjattavan tiedon rakenteisuuden osalta ja silloin käyttäjän tulee voida itsenäisesti päättää kumpaa menetelmää käyttää, jotta kaikki vaadittu tieto tulee tehokkaasti kirjattua.”
“Pulaa sote-alan ammattilaisista ei voi sivuuttaa. Automatisointi on yksi keino, mitä kannattaa hyödyntää tarkoitukseen sopivasti, jotta pärjätään sillä työntekijämäärällä, mikä on saatavilla. Silloin asiakas- ja potilasdokumentoinnin kokonaisuutta palveleva puheentunnistus on yksi konsti.”, Tolonen pohtii.
Ratkaistaan kokonaisuuksia
Tolonen kuitenkin korostaa kokonaisratkaisua osaoptimoinnin sijaan, kun hankintoja potilas- ja asiakasdokumentoinnin haasteisiin lähdetään kilpailuttamaan:
“Kaikki puheentunnistusmoottorit pystyvät tunnistamaan tekstiä ainakin 95% tarkkuudella, ja niissä oleva tekoäly kehittyy koko ajan eli prosentti on vain sen hetkinen. On virheellistä ajatella, että puheentunnistusmoottorin kyky tulkita tekstiä olisi ainoa ratkaisu.”
Tolosen mukaan saneluun liittyvien toimintojen pitää tukea prosesseja, ja haasteita tulee ratkaista kokonaisaikaa tarkastelemalla:
“Esimerkiksi potilasdokumentoinnin osalta puheentunnistuksen tulee palvella koko toimintaprosessia. Pitäisi ennemmin tarkastella kokonaisaikaa, mikä tekijältä kuluu siihen, että dokumentti on APTJ-järjestelmässä – ja tähän Diktamenilla on kiinnitetty huomiota.”
Tolonen toivookin hyvinvointialueilta kokonaisuuksien tarkastelua, kun päätöksiä toiminnan toteuttamisesta tehdään:
“Suosittelen Diktamenia vahvasti kokonaisratkaisun toimittajana hyvinvointialueelle – silloin kun aidosti haetaan kokonaisratkaisua, joka tehostaa prosessia ja auttaa ammattilaisia vapauttamaan työaikaa ydintehtävien hoitoon.”