Hoitajapula koskettaa koko Suomea. Tulevat hyvinvointialueet ovat suurten päätösten edessä, kun toimintaa lähdetään suunnittelemaan. Potilasdokumentoinnin tehostaminen on ratkaisu myös resurssihaasteisiin. Sanelunpurku- ja tekstinkäsittelypalvelujen hankkiminen ostopalveluna vapauttaa osastonsihteerien aikaa ydintehtävien hoitoon, jolloin voidaan osaltaan helpottaa myös hoitajien arkea.
Toiminnan tehostaminen tuo kustannussäästöjä
Potilasdokumentointi on ammattilaisten aikaa vievä ja siten huomattavia kustannuksia aiheuttava prosessi hyvinvointialueilla. Hyvinvointialueiden kannattaa ohjata ammattilaisten resurssit ydintehtävien hoitoon. Diktamen-kokonaispalvelu auttaa tehtävien selkeyttämistä samalla, kun kustannuksia pystytään laskemaan.
“Meillä on hyvinvointialueille valmis ratkaisu, jolla potilasdokumentoinnin kustannukset laskevat ja ammattilaisten työaikaa vapautetaan heidän ydintehtäviinsä.”, Diktamenin toimitusjohtaja Olavi Valkama kuvaa.
Panostus toimivaan potilasdokumentointiin on merkittävä, kun verrataan eri vaihtoehtojen kustannuksia: menetelmästä riippuen potilasdokumentin kappalekustannus yhteen laskettuna työajan kustannuksiin vaihtelee noin neljästä eurosta jopa neljääntoista euroon.
Tehokas potilas- ja asiakasdokumentointi rakentuvat sanelunhallintajärjestelmän ja sanelunpurkupalvelun ympärille, minkä lisäksi on mahdollista hyödyntää puheentunnistusta. Tavoitteena on ammattilaisten ajan vapauttaminen ydintehtäviin.
Parempi potilasdokumentointi säästää lääkärien aikaa
Potilaskertomus kirjataan rakenteisesti potilastietojärjestelmään, jolloin ammattilaisten aikaa kuluu potilastietojärjestelmän navigointiin, lomakkeiden ja näkymien täyttöön, rakenteiseen kirjaamiseen, kooditusten valintoihin ja käyntien tilastointiin.
Hoitoalan ammattilaisten työtehtäviä on syytä tarkastella, koska päätöksillä on pitkäkestoinen yhteiskunnallinen merkitys. Lääkärin työaika ei riitä kaikkeen, jolloin työnteon helpottaminen ja ajan vapauttaminen potilastyöhön on ensisijaisen tärkeää.
Sanelunhallintajärjestelmällä tietoon perustuvat päätökset
Sanelunhallintajärjestelmä mahdollistaa tiedolla johtamisen ja ostopalvelun hyödyntämisen. Järjestelmä mahdollistaa sanelunpurun toiminnanohjauksen keskitetysti kaikkiin potilastietojärjestelmiin.
Lapin sairaanhoitopiirissä sanelunhallintajärjestelmä tuottaa tietoa johtamisen tueksi ja mahdollistaa mitattuihin tuloksiin perustuvan toiminnan kehittämisen:
“Sanelunhallintajärjestelmä palvelee tiedolla johtamista. Sen avulla voidaan vertailla eri yksiköitä ja jalkauttaa kuhunkin parhaiten sopivia ratkaisuja perustuen mitattuun tietoon.”, Lapin sairaanhoitopiirin tietohallintojohtaja Vesa-Matti Tolonen kuvaa.
Sanelunhallintajärjestelmän avulla löydetään myös sanelunpurun tehostamiskeinot ja puheentunnistuksen järkevät käyttökohteet. Oikeat työkalut ja -tehtävät löytävät oikeiden henkilöiden pöydälle.
Työkalut joka tarpeeseen
Teknologian kehittyessä hyvinvointialueet tarvitsevat myös puheentunnistusratkaisun, joka tukee erilaisten käyttökohteiden ja erikoisalojen tarpeita.
“Pulaa sote-alan ammattilaisista ei voi sivuuttaa. Automatisointi on yksi keino, mitä kannattaa hyödyntää tarkoitukseen sopivasti, jotta pärjätään sillä työntekijämäärällä, mikä on saatavilla. Silloin potilasdokumentoinnin kokonaisuutta palveleva puheentunnistus on yksi konsti.”, Tolonen pohtii.
Valkama painottaa, että jokaiseen työtehtävään tulee olla paras menetelmä ja työkalu käytössä, jotta potilasdokumentointi on sujuvaa:
“On tärkeää kuunnella lääkäreitä, kun uusia toimintatapoja otetaan käyttöön. Kokonaispalvelussamme esimerkiksi puheentunnistuksen hyödyntäminen toimii joustavasti osana potilasdokumentoinnin tehostamista.”, Valkama kommentoi.
Ostopalvelulla kustannustehokkuutta
Ostopalvelulla saadaan kustannustehokkuutta ja toimintavarmuutta asiakas- ja potilasdokumentointiin. Se varmistaa, että potilas- ja asiakasdokumentit valmistuvat saneluista tekstiksi aina ajallaan.
“Hyvinvointialueet tarvitsevat toimintavarman sanelunpurkupalvelun, jolla voidaan joko täydentää omaa tekstinkäsittelyresursointia tai josta voidaan hankkia sanelunpurku kokonaan ostopalveluna”, Valkama sanoo.
Ostopalveluna hankkiminen tulee hyvinvointialueelle n. -15 – 20% edullisemmaksi kuin omana työnä tehty sanelunpurkutyö, ja toisaalta samalla ratkaistaan sanelunpurkajien rekrytointi- ja perehdytyshaasteet. Monissa yksiköissä pohditaan, kannattaako sanelunpurkua tehdä itse.
“Päätös riippuu siitä, siirtyykö hyvinvointialueelle tarvittavaa henkilöstöä, jotta sanelunpurkupalvelu voidaan hoitaa omana tuotantona. Myös ikähaitari vaikuttaa, koska alalle on vaikea saada pysyvää henkilöstöä.”, Tolonen pohtii.
Olavi Valkaman mukaan osastonsihteerien työpanoksen voisi hyödyntää tehokkaammin.
“Osastonsihteerit, jotka osallistuvat sanelunpurkuun, käyttävät siihen keskimäärin noin 1/3 työajastaan. Kun tämä aika käytetäänkin vähentämään hoitajien työkuormaa, hoitotyöhön vapautuu todella merkittävästi lisäresursseja. Se on jo huomattava mahdollisuus ratkaista hoitajapulaa — ja lisäksi kun verrataan sanelunpurun ostopalvelun kustannusta hoitajien henkilöstökustannuksiin, niin puhutaan myös merkittävistä suorista säästöistä”, Valkama kertoo.
Ammattilaisten aika ydintehtäviin
Kymsotessa sanelunpurku- ja tekstinkäsittely on keskitetty Diktamenille eivätkä osastonsihteerit pura enää saneluita. Säästyneellä työajalla voidaan tehdä enemmän sihteerin töitä, jolloin myös hoitajilta voidaan siirtää töitä pois ja vapautuu työaikaa potilashoitoon.
“Diktamenin myötä työaikaa on vapautunut, ja on pystytty joustavasti miettimään työtehtäväkokonaisuuksia. Sillä on myönteisiä vaikutuksia koko yksikön toiminnalle, että sihteerin ei tarvitse enää purkaa saneluja.”, Kymsoten sihteeripalveluiden palvelualuepäällikkö Mari Westerholm kertoo ja jatkaa:
“Sanelunpurun keskittäminen Diktamenille on mahdollistanut sen, että voimme täällä keskittyä ydintehtävään eli potilashoitoon. Diktamenilla on paras asiantuntemus sanelunpurun ja potilasdokumentoinnin alueella, ja se hyötyhän näkyy myös meille täällä Kymsotessa ja tulevaisuudessa hyvinvointialueella.”
Westerholm kertoo, että sihteerien toiminnan keskittäminen jatkuu hyvinvointialueella: “Työnkuvien selkeyttäminen ja osaamisen johtaminen on helpompaa, kun pääsemme yhtenäisen ammatillisen johdon alle. Keskittämisen myötä pystymme edelleen yhtenäistämään palveluita niin, että asioita tehtäisi samalla tavalla koko hyvinvointialueella tulevaisuudessa.”
Vahvuutena potilasdokumentoinnin kokonaisratkaisu
Diktamen tuottaa vuosittain miljoonia asiakas- ja potilasdokumentteja. Sanelunpurun kokonaispalvelun yhteydessä on mahdollista hankkia tarvittava tietojärjestelmäratkaisu tai se voidaan myös hankkia erillishankintana:
“Kymsote hankki sanelunpurun kokonaispalvelun sisältäen tarvittavan sanelunhallintajärjestelmäratkaisun, kun taas Lapin sairaanhoitopiiri hankki tietojärjestelmän erillishankintana. Molemmilla tavoilla päästään samoihin lopputuloksiin.”, Valkama kertoo.
Lapin sairaanhoitopiirissä Diktamenin palveluihin ja tietojärjestelmiin ollaan tyytyväisiä. Tietohallintojohtaja Tolonen toivoo hyvinvointialueilta kokonaisuuksien tarkastelua, kun päätöksiä toiminnan toteuttamisesta tehdään:
“Suosittelen Diktamenia vahvasti kokonaisratkaisun toimittajana hyvinvointialueelle – silloin kun aidosti haetaan kokonaisratkaisua, joka tehostaa prosessia ja auttaa ammattilaisia vapauttamaan työaikaa potilaiden hoitoon.”