Osastonsihteereistä on huutava pula – Kymsote ratkaisi resurssipulan siirtämällä tekstinkäsittelyn kokonaan pois osastonsihteereiltä

Terveydenhuollon työvoimapula yltää myös vähemmän esillä oleviin osastonsihteereihin. Ratkaisuna voi toimia tekstinkäsittelyn siirtäminen pois osastonsihteereiltä ja sen kautta työajan vapauttaminen muihin tukipalvelun tehtäviin. Kymsote siirsi liikkeen luovutuksella sekä toiminnan että henkilöstön Diktamenille.

Kymsoten johtajaylihoitaja Hannele Mattila kertoo, että liikkeen luovutuksella tavoiteltiin laadukasta palvelua halvemmalla hinnalla: ”Henkilökunnan saatavuus ei ollut syy liikkeen luovutukselle, mutta tunnistimme jo kilpailutusta tehdessä, että työnjohdon aikaa vapautuu, kun toiminnan mukana siirtyvät työntekijät.”

Liikkeen luovutuksen yhteydessä kaikki, joiden työstä yli 50% oli tekstinkäsittelyä, siirtyivät Diktamenille vanhoina työntekijöinä. Kaikki keskitetyssä tekstinkäsittely-yksikössä toimivat palvelusihteerit siirtyivät liikkeenluovutuksen mukana. Niille palvelusihteereille, jotka toimivat muissa yksikössä ja tekivät tekstinkäsittelytehtäviä vain osittain, siirtyminen oli vapaaehtoista. Heille tarjottiin vaihtoehdoksi oppisopimuspolkuja esimerkiksi välinehuoltajaksi tai hoiva-avustajaksi.

Kymsoten sihteeripalveluiden palvelualuepäällikkö Mari Westerholm kertoo, että rekrytoinnin kannalta muutos merkittävä: ”Jos työtehtäviin kuuluu sanelunpurkua, pitää hallita paljon erikoissanastoa. Se voi olla kynnys hakea paikkaa etenkin, jos hakijalla ei ole aiempaa kokemusta terveydenhuollon sihteerin työstä. Silloin myös perehtymiseen menee paljon enemmän aikaa.”

Osastonsihteerit tekevät sanelunpurun ohella moninaisia työtehtäviä terveydenhuollon tukipalveluissa, jolloin työtehtävät määräytyvät yksikön tarpeiden mukaan.

”Iso osa työpanoksesta menee lääkärin työn tukemiseen, kuten määräysten toteuttamiseen, tutkimusaikojen varaamiseen, puhelinpalveluun, yleisiin toimistotehtäviin sekä laskutukseen.”, Westerholm kuvaa.

Molemmat tunnistavat osastonsihteerien osaajapulaan liittyvän ilmiön erityisesti lyhytaikaisten sijaisuuksien järjestämisen yhteydessä:

”Meillä olisi tarpeita äkillisten poissaolojen paikkaamiseen, mutta osaajia ei ole tarpeeksi markkinoilla. Toisaalta pidempiin työsuhteisiin tulee hyvin hakemuksia, mutta harvalla on aiempaa kokemusta terveydenhuollon sihteerityöstä.”, Westerholm pohtii.

”Haaste on se, että osastonsihteerin työhön ei ole täsmäkoulutusta: terveydenhuollon osaaminen tulee työkokemuksen kautta, jolloin toiselta alalta tulevat osaajat tarvitsevat pidempää perehdytystä ja tutustumista esimerkiksi lääketieteen sanastoon.”, Mattila täydentää.

Oman haasteensa aiheuttaa se, että oman palvelun sisälläkin on useita tehtävänkuvia, koska erikoissairaanhoidon osastoilla ja poliklinikka-alueilla on erilaiset vaatimukset: ”Se tekee henkilöstön siirtymisen palvelun sisällä haastavaksi. Vielä haastavampaa olisi, jos osassa yksiköitä kirjoitettaisi. Nyt meillä on Diktamenin myötä se etu, ettei meidän tarvitse miettiä tekstinkäsittelyä.”, Westerholm iloitsee.

Sanelunpurkupalvelulla taklataan resurssihaasteita ja selkeytetään työtehtäviä

Mattila tiivistää Diktamenin kokonaispalvelun hyödyn johdon ajan vapautumiseen: ”Diktamen hankkii työntekijät, joita tarvitsee myydäkseen meille sen kokonaisuuden. Meidän ei tarvitse huolehtia siitä.”

Westerholm uskoo myös, että lähiesihenkilöillä olisi yksi haaste lisää, jos tekstinkäsittelykokonaisuus olisi heillä vastattavana. Toisaalta hän näkee, että palvelujen sujuvoittaminen on tätä päivää:

”Toimintaa sujuvoittavien palvelujen hyödyntäminen on tärkeää. Meille Diktamenin palvelussa on merkittävää tehtävänkuvien selkeyttäminen ja osaamisen laajentaminen palvelusihteerin työssä. Saimme alkuun paljon palautetta osastosihteereiltämme siitä, kuinka työnkuva on selkeytynyt ja nyt pystyy keskittymään tiettyihin työtehtäviin.”

”Diktamenin palvelu ja yhteistyö on toiminut alusta asti hyvin. On ollut ilo huomata, että heillä on virtaviivaistettu tekstinkäsittelyprosessia: tekstinkäsittelijät saavat keskittyä ydintehtäväänsä. Työprosessien sujuvoittaminen on tärkeää.”, Mattila kiittelee.

Hyvinvointialueille siirtyminen tarkoittaa monilla alueilla palvelujen yhtenäistämistä ja prosessien selkeyttämistä. Yksi resurssiviisas ratkaisu on osastonsihteerien tuottavuuden parantaminen poistamalla heiltä sanelunpurkutyö.