Hyvinvointialueiden tulee löytää säästökeinoja ja parantaa tuottavuutta
Ministeriötasolta on vaadittu, että sote-ammattilaisten tukityötehtäviin kuten potilaskirjauksiin käytetyn työajan osuus tulee minimoida ja käyttää aika potilastyöhön. Kentältä ilmaistaan jatkuvasti painokkaammin turhautumista huonosti toimiviin prosesseihin samalla kun Valvira on määrännyt erikoissairaanhoidon jonot purettavaksi vuoden sisällä.
Viesti on selvä: tuottavuuden parantamisohjelmiin on otettava mukaan konkreettisia toimenpiteitä, joiden tiedetään tuottavan tuloksia välittömästi.
Ei voida vain odottaa, että esimerkiksi kehittyvien teknologioiden avulla tuottavuus parantuisi, vaan konkreettisia ratkaisuja tarvitaan nyt.
Diktamen selvitti: suurin osa lääkäreistä käyttää tapauskohtaisesti eri kirjausmenetelmiä
Diktamen on yhteistyössä 15 hyvinvointialueen kanssa käynyt läpi potilaskirjausten käyttötilastoja ja haastatellut loppukäyttäjiä ja analysoinut lukuisten pilottihankkeiden tuloksia.
Tavoitteena on ollut selvittää faktat siitä, kuinka kirjaustyötä todellisuudessa tehdään hyvinvointialueilla ja miten sitä voidaan tehostaa lyhyellä tähtäimellä, todistettujen ja saatavilla olevien ratkaisujen avulla.
Diktamenin toimitusjohtaja Olavi Valkama tiivistää selvitystyön tulokset:
”Ei ole yhtä oikeaa ja tehokkainta kirjausmenetelmää.”
Lääkärillä voi olla saman työpäivän aikana täysin erilaisia kirjaustehtäviä, joissa täytyy käyttää eri menetelmiä:
- Useille lomakkeille rakenteisesti kirjattavia potilaskertomuksia,
joiden kirjaaminen kannattaa tehdä sanelulla ja delegoida hitaat työvaiheet tekstinkäsittelijälle - Yksinkertaisia potilaskertomuksia,
jotka on usein nopeinta kirjoittaa itse - Tekstipainotteisia lyhyitä potilaskertomuksia,
joissa puheentunnistuksesta voi olla apua hitaalle kirjoittajalle
Tulosten ja tuottavuuden kannalta keskeisintä on se, miten eniten aikaa vievät kirjaustehtävät hoidetaan.
Oikeat työkalut jokaiseen kirjaustehtävään
Ongelmia syntyy, kun yksinkertaisista lähinnä tekstiä sisältävistä kirjaustehtävistä hyvin suoriutuvaa puheentunnistusta yritetään pakottaa monimutkaisten rakenteisten potilaskertomusten laadintaan, Valkama taustoittaa.
“Kun ammattilaisen tulee syöttää tietoa potilasjärjestelmän lukuisiin eri näkymiin ja lomakkeisiin, ei puheentunnistuksesta ole käytännössä apua. Tämä on se syy, miksi sanelu on edelleen vallitseva tapa kirjata potilaskertomukset myös niissä yksiköissä, joissa puheentunnistuksen käyttöä on pyritty laajentamaan jo vuosien ajan. Erityisesti tilanne on nähtävissä erikoissairaanhoidossa, joka tuottaa n. 85% kaikista potilasdokumenteista, ja jossa kirjaaminen on selvästi monimutkaisempaa ja rakenteisempaa kuin perusterveydenhuollossa.”
Haastatteluissa lääkärit ja muut loppukäyttäjät ovat todenneet toistuvasti, että kirjaamiseen käytetty työaika on lisääntynyt merkittävästi silloin, kun puheentunnistus on otettu käyttöön periaatteella, ettei sanelua saa enää käyttää yksikössä. Laaja joukko työläitä kirjaustehtäviä, jotka aiemmin sai delegoida sanelun avulla sihteerille, on nyt käytännössä tehtävä hitaasti itse käsin, sillä puheentunnistus ei tee vaadittua rakenteista kirjausta tietojärjestelmien useisiin näkymiin käyttäjän puolesta.
Tämä tilanne on kuitenkin onneksi harvinainen: vain kahden hyvinvointialueen loppukäyttäjien vastauksista nousi esille, että sanelun käyttö on jyrkästi estetty kokonaan muutamilla erikoisaloilla ja yksiköissä.
15 hyvinvointialueen kokemusten perusteella voidaan kuitenkin todeta, ettei puheentunnistus ole lunastanut sille asetettuja tavoitteita sanelun korvaajana. Tekstinkäsittelytyöstä säästäminen ja sanelun rajoittaminen on käytännössä johtanut siihen, että rakenteiset kirjaustyötehtävät ovat siirtyneet sihteereiltä lääkäreille.
Kirjaamismenetelmän valinta tapauskohtaisesti
Kun kiinnostus puheentunnistusta kohtaan laajemmin alkoi 2010-luvulla, kirjaamisen toimintaympäristö oli merkittävästi toisenlainen kuin nykyään.
Aikaisemmin kirjaukset voitiin tallentaa proosamaisesti muutamaan potilastietojärjestelmän kenttään, mikä mahdollisti sujuvan ja joustavan tekstin tuottamisen myös puheentunnistuksen avulla.
Nykyään tilanne on kuitenkin toinen.
Rakenteinen kirjaaminen ja siihen liittyvä rakenteinen tietomalli on tullut jäädäkseen ja tiukentuu vuosi vuodelta, mikä ei ainoastaan paranna tiedon saatavuutta ja hyödynnettävyyttä terveydenhuollossa, se myös edistää potilasturvallisuutta tarjoamalla selkeän ja kattavan kuvan potilaan hoidosta.
Rakenteisuus muutti kirjaustyön vaatimuksia
Rakenteisen kirjaamisen myötä kirjaustyön haasteet kuitenkin muuttuivat ja tekstin tuottaminen on vain yksi osa potilastietojen kirjaamisprosessia.
Tarvitaan myös eri näkymien ja lomakkeiden täyttämistä, lukuarvojen syöttämistä lukuisiin kenttiin, erilaisten valintojen tekemistä valintalistoilta sekä monimutkaisten tietojärjestelmien hallintaa.
Loppukäyttäjien kokemusten perusteella sanelu on tehokkain ja nopein tapa tuottaa rakenteiset potilaskirjaukset, sillä hitaat kirjausvaiheet sanelun avulla delegoidaan tekstinkäsittelijäsihteereille.
Kokemusten perusteella puheentunnistukselle on edelleen paikkansa hyvinvointialueiden ammattilaisten työkalupakissa: tilastot osoittavat, että tietyillä erikoisaloilla, kuten radiologiassa ja patologiassa, se on ylivoimaisesti yleisimmin käytetty ja tehokkain kirjausmenetelmä.
Suppeilla erikoisaloilla on vähemmän tarvetta kirjata erilaisia lomakkeita ja jatkotehtäviä potilastietojärjestelmään, jolloin kirjaustyön sisältö on edelleen suurelta osin proosamaisten lausuntojen antamista tai yksinkertaisten näkymien täyttöä, mihin puheentunnistus soveltuu verrattain hyvin.
Kirjausmenetelmän valinta tapauskohtaisesti on tuottavuuden salaisuus
Keskeisin oppi on se, ettei jokaisen lääkärin kirjaustyö mahdu yhteen ja samaan muottiin.
15 hyvinvointialueen selvityksen pohjalta nyt on kiistattomasti osoitettu, ettei puheentunnistus ole superkeksintö, sillä se soveltuu huonosti tai ei ollenkaan suureen osaan potilaskertomuksista
“Kirjaustyön tilastojen tarkempi analyysi ja lääkäreiden haastattelut ovat paljastaneet, että organisaation rajoittaessa mahdollisuuksia sanelun käyttöön, ei puheentunnistuksen käyttö ole juurikaan lisääntynyt. Tämä johtuu siitä, että ammattilaiset hyödyntävät puheentunnistusta vain silloin, kun se on itse kirjoittamista nopeampi tapa. Siksi näissä organisaatioissa sanelun käyttöön verrattuna huomattavasti hitaamman itse kirjaamisen määrä on kasvanut,” Valkama kertoo.
Parhaisiin tuloksiin sekä työn tuottavuuden, kustannustehokkuuden ja potilaan hoidon kannalta päästään, kun lääkäreille annetaan mahdollisuus valita itse paras kirjausmenetelmä tapauskohtaisesti.
”Ammattilaiset eivät tarvitse mikromanagerointia, vaan olennaista on tarjota heille sekä sanelu että puheentunnistus käyttöön, ja luottaa heidän harkintakykyynsä siinä, mitä menetelmää on järkevintä kulloinkin käyttää”, Valkama linjaa.
Diktamen-kokonaisratkaisu on vastaus tehokkaaseen potilas- ja asiakaskirjaamiseen
Diktamen-kokonaisratkaisu optimoi hyvinvointialueiden ammattilaisten kirjaustyöhön käytetyn ajankäytön, luo suoria merkittäviä säästöjä sekä parantaa todistetusti henkilöstön tuottavuutta.
Ratkaisun keskiössä on Diktamen-sanelunhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa sanelun, puheentunnistuksen ja itse kirjoittamisen joustavan yhdistelyn tapauskohtaisesti ammattilaisen harkinnan mukaan.
Ratkaisuun saumattomasti liitetty palvelukomponentti Diktamen-tekstinkäsittelypalvelu, tarjoaa organisaatiolle kustannustehokkaan tavan luopua omasta sanelunpurkutoiminnasta, ja hankkia kulloinkin tarvittava määrä ostopalveluna, jonka kustannustaso merkittävästi edullisempaa kuin oma sihteerityö.
Diktamen-kokonaisratkaisusta on mahdollista ottaa käyttöön juuri ne moduulit, joita organisaatio kulloinkin tarvitsee.
Jos organisaatio on jo hankkinut puheentunnistusratkaisun, voidaan sitä käyttää edelleen saumattomasti Diktamen-kokonaisratkaisun rinnalla ja taata ammattilaisille mahdollisimman yhtenäinen käyttökokemus sanelun ja puheentunnistuksen käyttöön.
“Lopputulosten kannalta olennaista on tarjota koko paletti siten, että jokainen osakokonaisuus on toteutettu parhaalla mahdollisella kustannustehokkuudella ja toimitusvarmuudella. Meidän kokonaisratkaisullamme organisaatio voi huoletta antaa ammattilaiselle vapauden valita työvälineensä,” Valkama linjaa.
Lue lisää kokonaisratkaisun tuloksista: